Popis obrázku: Muž se šedivým vousem, oblečený v bílé košili a tmavém svetru, drží žlutou složku s nápisem „Accessible PDFs“ (Přístupné soubory PDF) a symbolem univerzální přístupnosti.
Přístupné soubory PDF
Čas na čtení: 8 minut
Přístupné soubory PDF jsou digitální dokumenty navržené tak, aby je lidé se zdravotním postižením mohli efektivně číst, procházet a pracovat s jejich obsahem. To znamená, že soubor PDF musí fungovat s asistenčními technologiemi, jako jsou čtečky obrazovky a lupy, a poskytovat srovnatelný zážitek jako vidícím uživatelům. V praxi je „přístupný“ soubor PDF obvykle souborem s tagy – souborem, který obsahuje sémantické informace o struktuře nadpisů, seznamů, tabulek, obrázků atd. Organizace v Evropě a Spojených státech čelí přísným požadavkům (a jejich vymáhání) podle směrnic jako WCAG 2.2 AA a PDF/UA, jakož i předpisů jako Evropský zákon o přístupnosti (EAA) a Americký zákon o osobách se zdravotním postižením (ADA). Tento blog vysvětlí, co činí PDF přístupným, proč je to důležité a jak dosáhnout a udržet soulad s předpisy.
Co dělá PDF přístupným?
PDF by měl být uložen jako označený PDF s kompletním stromem značek, který představuje strukturu dokumentu (nadpisy, odstavce, seznamy, tabulky atd.). Značky poskytují sémantické informace, na které se spoléhají asistenční technologie. Například nadpisy jsou označeny, aby uživatel čtečky obrazovky mohl přeskakovat mezi sekcemi a aby byly správně identifikovány struktury seznamů nebo tabulek. Bez značek musí čtečky obrazovky odvozovat pořadí z rozložení (často nesprávně), což činí PDF pro nevidomé uživatele prakticky nepoužitelným. Stručně řečeno, značky jsou základem přístupnosti PDF.
Obsah musí být uspořádán v logickém pořadí, které odpovídá zamýšlenému pořadí čtení dokumentu. Správné pořadí čtení zajišťuje, že čtečky obrazovky předčítají text ve správném pořadí. To zahrnuje správné vnoření nadpisů (bez přeskočení úrovní) a smysluplné seskupení souvisejícího obsahu. Nástroje jako panel Pořadí čtení v programu Adobe Acrobat umožňují ověření a úpravu tohoto pořadí.
Všechny prvky, které nejsou textem (obrázky, grafy, grafika), by měly obsahovat alternativní textové popisy (alt text) nebo být označeny jako dekorativní prvky, pokud neobsahují žádné významné informace. Alt text poskytuje textový ekvivalent vizuálních prvků, takže uživatelé, kteří obrázek nevidí, stále získávají informace nebo kontext. Každý významný obrázek by měl mít stručný popis vyjadřující jeho účel. Dekorativní obrázky jsou označeny jako artefakty (nebo pozadí), aby je asistenční technologie přeskočila a neznepříjemňovaly čtení.
Pokud PDF obsahuje pole formuláře (například v PDF formuláři nebo aplikaci), musí být tato pole interaktivní a správně označena. Pole formuláře by měla mít popisné štítky nebo popisky, které mohou asistivní technologie přečíst, aby uživatelé věděli, jaké informace mají zadat. Pořadí tabulek pro pole formuláře a odkazy musí sledovat logický postup (obvykle odpovídající vizuálnímu pořadí), aby uživatelé používající pouze klávesnici mohli snadno navigovat ve formuláři. Všechny ovládací prvky formuláře (zaškrtávací políčka, textová pole, přepínače atd.) by měly být ovladatelné pomocí klávesnice a jasně označené.
Primární jazyk souboru PDF musí být uveden ve vlastnostech dokumentu. Nastavení jazyka dokumentu (např. angličtina, francouzština atd.) je důležité, aby čtečky obrazovky používaly správnou výslovnost a pravidla pro přízvuk. Metadata dokumentu by navíc měla obsahovat popisný název (často zobrazený v záhlaví čtečky PDF) namísto nejasného názvu souboru. Další metadata, jako je autor a předmět, sice nejsou přímo spojena s přístupností pro koncové uživatele, ale mohou zlepšit kontext. Chybějící název nebo jazyk mohou způsobit, že kontrola přístupnosti označí chybu, protože se jedná o požadavky digitálních standardů přístupnosti.
Veškerý text a významné vizuální prvky v souboru PDF musí splňovat pokyny pro barevný kontrast (obecně poměr kontrastu 4,5:1 pro normální text podle WCAG 2.2 AA). Ačkoli barevný kontrast není technickým požadavkem PDF/UA, je to požadavek WCAG, který se stále vztahuje na obsah PDF. Autoři by se měli vyvarovat předávání informací pouze pomocí barev – například nepoužívejte červený text k označení „důležitého“ obsahu, aniž byste poskytli také textovou nápovědu, protože uživatelé čteček obrazovky nebo barvoslepí uživatelé by mohli význam přehlédnout.
Hypertextové odkazy v PDF by měly používat jasný, popisný text, který uživateli sděluje, co odkaz dělá nebo kam vede (namísto obecných odkazů typu „klikněte zde“). To je v souladu s kritérii úspěšnosti WCAG pro účel odkazu. Například odkaz, který stahuje zprávu, by měl znít „Stáhnout finanční zprávu za 4. čtvrtletí (PDF)“ namísto pouhého „Stáhnout“ nebo nejednoznačné URL adresy.
If the PDF contains tables, they are supposed to be tagged with appropriate table structure. This means header cells are identified (with <th> tags and scope or header associations) and data cells <td> are correctly located within the table hierarchy. Simple tables should have the column/row headers marked so a screen reader can announce header information when reading cells. Complex tables (with multiple header rows or columns) may need additional mark-up (like scope or IDs) to be fully accessible.
Uživatelé musí mít možnost vybírat a prohledávat text, který by se měl při zvětšení přizpůsobit. Naskenované soubory PDF (například naskenovaný dokument uložený ve formátu PDF) jsou v podstatě obrázky a nejsou přístupné, pokud nejsou zpracovány pomocí technologie OCR (optické rozpoznávání znaků), která přidá skutečný text. Přístupný soubor PDF zajišťuje, že veškerý naskenovaný obsah je zpracován pomocí technologie OCR nebo jinak upraven tak, aby byl čitelný jako skutečné znaky. To souvisí také s tagy – text zpracovaný pomocí technologie OCR lze poté odpovídajícím způsobem označit.
Přístupný dokument PDF působí na koncového uživatele jako dobře strukturovaná webová stránka. Má logickou strukturu, textové alternativy a dodržuje stejné zásady přístupnosti, jaké jsou uvedeny v pokynech pro přístupnost webového obsahu (WCAG). Autoři toho obvykle dosahují tak, že vytvoří dokumenty v programech jako Word se styly a alternativním textem, exportují je do formátu PDF s tagy a poté pomocí nástroje pro úpravu PDF zkontrolují/opraví případné problémy.
Právní požadavky a normy
Dokumenty ve formátu PDF, které jsou běžným formátem pro zprávy, faktury, brožury, příručky a formuláře, často spadají do působnosti zákonů o přístupnosti, pokud jsou veřejně dostupné nebo se používají v oficiální komunikaci. Níže uvádíme přehled klíčových právních rámců a norem, které v Evropě a USA stanovují povinnost zajistit přístupnost souborů PDF.
Evropský zákon o přístupnosti (EAA)
EAA pokrývá širokou škálu digitálních služeb – od elektronického obchodování a bankovnictví po elektronické knihy a samoobslužné kiosky. Důležité je, že stanoví, že digitální obsah a dokumenty poskytované v rámci těchto služeb musí být přístupné. Například „smlouvy a předsmluvní informace“ poskytované bankami nebo telekomunikačními poskytovateli musí být k dispozici v přístupných formátech. V praxi to znamená, že soubory PDF s produktovými manuály, výpisy z bankovních účtů, pojistnými smlouvami, jízdenkami nebo uživatelskými příručkami v EU musí splňovat kritéria přístupnosti, pokud spadají pod služby, na které se vztahuje tato směrnice.
Regulační orgány EU spojily požadavky EAA na webový obsah se standardy WCAG. Webové stránky a mobilní aplikace podniků, na které se vztahuje tato směrnice, musí splňovat požadavky WCAG 2.2 AA (nebo ekvivalentní harmonizovanou normu, jako je EN 301 549). WCAG 2.2 AA zahrnuje zpřístupnění dokumentů a médií, takže soubory PDF publikované na těchto stránkách by měly být v souladu s těmito pokyny (např. textové alternativy, struktura, kontrast atd.).
Každý členský stát EU implementoval EAA do vnitrostátního práva, včetně zavedení mechanismů vymáhání a sankcí. Zákon vyžaduje, aby sankce za nedodržení předpisů byly „účinné, přiměřené a odrazující“, což vedlo k významným potenciálním pokutám v celé Evropě. Regulační orgány v zemích EU mohou vyšetřovat stížnosti, vyžadovat nápravu nepřístupného obsahu (včetně souborů PDF) a ukládat sankce.
ADA, oddíl 508 a americký zákon o přístupnosti
Ve Spojených státech se přístupný digitální obsah řídí několika překrývajícími se zákony a předpisy, včetně zákona Americans with Disabilities Act (ADA) a oddílu 508 zákona Rehabilitation Act.
Podle hlavy III zákona ADA je diskriminace na základě zdravotního postižení ze strany „veřejných zařízení“ zakázána. Ministerstvo spravedlnosti USA (DOJ) a soudy interpretují tento zákaz tak, že se vztahuje i na webové stránky a digitální obsah podniků, zejména těch, které nabízejí zboží nebo služby veřejnosti. Ačkoli hlava III nestanoví žádné technické normy, DOJ očekává, že organizace budou dodržovat pokyny pro přístupnost webových stránek. To zahrnuje zajištění přístupnosti dokumentů ve formátu PDF, protože jsou součástí digitálních služeb.
ADA Title II se vztahuje na státní a místní vládní subjekty a vyžaduje, aby veřejné služby a komunikace, včetně elektronických dokumentů, byly přístupné osobám se zdravotním postižením. V praxi již mnoho vládních agentur dodržuje normy sekce 508, aby splnily požadavky ADA Title II na efektivní komunikaci. Agentury mají obvykle čas na opravu starších souborů PDF, ale všechny nové dokumenty musí být vytvořeny tak, aby byly přístupné, s určitou shovívavostí pro historické archivy.
Článek 508 zákona o rehabilitaci vyžaduje, aby federální agentury – a v mnoha případech i jejich dodavatelé – zajistily přístupnost elektronických a informačních technologií. Jakýkoli dokument PDF zveřejněný federální agenturou, například zpráva na webových stránkách .gov, musí splňovat tyto standardy přístupnosti. Článek 508 výslovně odkazuje na PDF/UA jako na osvědčený postup a mnoho agentur se snaží tento formát dodržovat. Nedodržení těchto standardů může vést k podání stížnosti na úřad agentury podle § 508 nebo k eskalaci na ministerstvo spravedlnosti nebo úřad pro občanská práva. Ačkoli se § 508 přímo nevztahuje na organizace soukromého sektoru, výrazně ovlivňuje očekávání v oblasti přístupnosti napříč odvětvími a mnoho států začlenilo podobné standardy přístupnosti – s odkazem na WCAG nebo PDF/UA – do svých vlastních předpisů.
Standardy WCAG 2.2 AA a PDF/UA
WCAG 2.2 (Web Content Accessibility Guidelines, verze 2.2) je nejnovější soubor mezinárodně uznávaných pokynů pro přístupný digitální obsah. Ačkoli byly zásady WCAG vyvinuty pro webový obsah, platí i pro soubory PDF publikované na webu. Ve skutečnosti se mnoho kritérií úspěchu v WCAG (jako textové alternativy pro netextový obsah, správná struktura nadpisů, dostatečný kontrast, navigace pomocí klávesnice atd.) přímo vztahuje na požadavky na PDF. Dodržování WCAG 2.2 úrovně AA je často považováno za cíl pro dodržování přístupnosti podle EAA i ADA a pokrývá většinu aspektů, které činí PDF použitelným pro osoby se zdravotním postižením.
PDF/UA (ISO 14289) je definitivní technická norma specificky pro přístupnost PDF. „UA“ znamená univerzální přístupnost. PDF/UA definuje, jak musí být PDF strukturováno a kódováno, aby bylo považováno za přístupné. To zahrnuje pravidla pro značkování, textové alternativy, pole formulářů, značkování tabulek a další, přizpůsobené formátu PDF. Splnění normy PDF/UA v podstatě znamená, že vaše PDF má správně implementovány všechny strojově testovatelné funkce přístupnosti.
Důležité je, že PDF/UA a WCAG jdou ruku v ruce: soulad s PDF/UA pomáhá zajistit, aby byl obsah PDF strukturován přístupným způsobem, což zase splňuje mnoho kritérií WCAG. Naopak WCAG pokrývá některé širší aspekty (jako kontrast nebo kognitivní aspekty), které PDF/UA plně neřeší. Nejlepší postupem je tedy usilovat o dvojí shodu: zajistit, aby PDF soubory byly technicky v souladu s PDF/UA a funkčně v souladu s kritérii WCAG 2.1/2.2 AA. Tento dvojí přístup je ve skutečnosti vyžadován mnoha zákony a politikami – například federální agentura může stanovit, že PDF soubory musí splňovat požadavky sekce 508 (WCAG 2.0 AA) a být v souladu s PDF/UA.
Testování a opravy přístupnosti souborů PDF
Aby byly soubory PDF v souladu s předpisy, je nutné otestovat přístupnost každého dokumentu a opravit všechny nalezené problémy – tento proces se nazývá náprava. Naštěstí existují specializované nástroje, které vám s tímto procesem pomohou, a také jasně definované osvědčené postupy:
- Adobe Acrobat Pro DC: Adobe Acrobat Pro je primární nástroj pro opravy souborů PDF. Obsahuje nástroj Accessibility Checker, který dokáže provést „úplnou kontrolu“ souboru PDF podle běžných pravidel přístupnosti (včetně mnoha kontrol WCAG a PDF/UA). Kontrolní nástroj Acrobat označí chybějící alternativní text, chybějící název nebo jazyk dokumentu, problémy s pořadím čtení, problémy s poli formuláře atd. I když není neomylný, je to skvělý výchozí bod. Acrobat Pro také poskytuje nástroje, jako je nástroj Pořadí čtení, který vizuálně upravuje značky a pořadí čtení, panel Značky pro jemné doladění stromu značek a úpravy formulářů pro přidávání popisků do polí formulářů. Pomocí Acrobatu může autor přidat chybějící značky, přidat alternativní text k obrázkům, definovat záhlaví tabulek, nastavit název dokumentu atd. Průvodce akcí „Připravit dokument pro přístupnost“ od společnosti Adobe může automatizovat některé kroky (například výzvu k zadání názvu, spuštění OCR na skeny atd.). Po provedení oprav znovu spustíte kontrolu přístupnosti v programu Acrobat, abyste se ujistili, že jsou všechny problémy vyřešeny. Program Acrobat je často nepostradatelným pomocníkem pro organizace, které ručně opravují několik souborů PDF.
- PAC (PDF Accessibility Checker) 2024: PAC 2024 je bezplatný specializovaný nástroj pro testování přístupnosti PDF poskytovaný nadací PDF/UA Foundation. Jedná se o robustní validační nástroj, který kontroluje všechny strojově testovatelné aspekty PDF/UA a také mnoho kritérií WCAG platných pro soubory PDF. PAC generuje zprávu, která upozorňuje na problémy, jako jsou chybějící tagy, nesprávná struktura tagů, chybějící alternativní text, chyby ve formulářových polích atd. Jednou z jeho skvělých funkcí je náhled čtečky obrazovky, který simuluje, jak budou tagy PDF přečteny nahlas. PAC 2024 byl vydán jako aktualizace PAC 2021, aby držel krok s novějšími standardy. Konkrétně automatizovaně kontroluje kritéria úspěchu WCAG 2.1. Vzhledem k tomu, že WCAG 2.2 je velmi podobný kritériím týkajícím se dokumentů, jsou kontroly PAC stále velmi relevantní. Mnoho odborníků na přístupnost používá PAC společně s Acrobatem: nejprve provedou opravy v Acrobatu a poté spustí PAC, aby zachytili zbývající problémy nebo ověřili shodu s PDF/UA. Zprávu PAC lze také uložit jako důkaz testování shody.
- Testování asistenčních technologií: Je nezbytné ručně testovat soubory PDF pomocí asistenčních technologií. Běžnou praxí je otevřít soubor PDF pomocí čtečky obrazovky, jako je NVDA (Windows) nebo VoiceOver (Mac), a zkontrolovat, jak dobře je obsah předčítán. Poslouchejte logický tok: Čtečka obrazovky předčítá nejprve název a poté nadpisy v pořadí? Jsou seznamy čteny jako seznamy a tabulky jako tabulky? Jsou obrázky předčítány jako alternativní text? Můžete plynule procházet pole formuláře a slyšet popisky jednotlivých polí? Ruční testování může odhalit problémy, které automatizované testy nemusí odhalit – například zda alternativní text dává smysl nebo zda pořadí čtení, i když je přítomno, není stále matoucí. Pomáhá také ověřit, zda interaktivní funkce, jako jsou odkazy a vstupy do formulářů, fungují správně pouze s klávesnicí. Mnoho organizací zapojuje uživatele asistenčních technologií do svého testovacího procesu nebo alespoň nechává své odborníky na přístupnost provést simulovanou kontrolu pomocí těchto nástrojů.
Pokud narazíte na problémy, přístup k jejich řešení se může lišit. V ideálním případě je lepší opravit problémy u zdroje – pokud je například k dispozici dokument Word, ze kterého byl PDF soubor vygenerován, může být rychlejší opravit styly, přidat alternativní text v aplikaci Word a znovu vygenerovat PDF soubor s tagy. Tímto způsobem většinu práce za vás odvede nástroj pro tvorbu obsahu. Pokud zdroj není k dispozici nebo je PDF jediným funkčním souborem, lze pomocí aplikace Acrobat Pro přímo přidat chybějící tagy a obsah. Mezi osvědčené postupy patří používání šablon s předdefinovanými styly pro dokumenty s jednotnou strukturou, školení zaměstnanců, kteří vytvářejí soubory PDF (např. designéři, autoři obsahu), v oblasti základní přístupnosti a zavedení interního kroku zajištění kvality pro důležité soubory PDF (podobně jako byste testovali novou webovou stránku). V případě velkého množství starších souborů PDF může organizace upřednostnit opravu souborů PDF na základě jejich použití a důležitosti nebo dočasně poskytnout alternativní přístupný formát (např. ekvivalent HTML stránky) a zároveň pracovat na opravě souborů PDF.
Kombinací automatizovaných nástrojů a ručního testování mohou organizace s jistotou ověřit, že jejich soubory PDF splňují požadované standardy. Doporučujeme integrovat kontroly přístupnosti souborů PDF do pracovního postupu publikování obsahu. Například při vytvoření nové zprávy ve formátu PDF spusťte kontrolu Acrobat a PAC, opravte problémy a nechte specialistu na přístupnost provést rychlý test čtečky obrazovky před nahráním na web. Tento proaktivní přístup zabraňuje hromadění nepřístupných dokumentů.
Pokud máte zájem, požádejte zde o audit přístupnosti.
AIOPSGROUP, společnost patřící do skupiny valantic, je přední poradenská firma v oblasti digitální přístupnosti, která pomáhá organizacím dosáhnout plného souladu s evropským zákonem o přístupnosti (EAA) a americkým zákonem o osobách se zdravotním postižením (ADA). Naše audity přístupnosti, monitorovací řešení a školicí programy kombinují automatizované testování s hodnocením skutečnými uživateli se zdravotním postižením, aby bylo zajištěno, že každá digitální platforma splňuje standardy WCAG 2.2 AA. Jako důvěryhodný poskytovatel služeb v oblasti dodržování přístupnosti pomáhá AIOPSGROUP podnikům vytvářet inkluzivní, právně konformní a uživatelsky přívětivé digitální prostředí na webu, v mobilních zařízeních i v podnikovém prostředí.
