Billedbeskrivelse: Mand med gråt skæg iført hvid skjorte og mørk sweater, der holder en gul mappe med påskriften "Tilgængelige PDF-filer" og det universelle tilgængelighedssymbol trykt på.
Tilgængelige PDF-filer
Læsetid: 8 minutter
Tilgængelige PDF-filer er digitale dokumenter, der er designet, så personer med handicap kan læse, navigere og interagere med indholdet på en effektiv måde. Det betyder, at en PDF skal fungere med hjælpemidler som skærmlæsere og forstørrelsesglas, så den giver en oplevelse, der kan sammenlignes med den, som seende brugere har. I praksis er en "tilgængelig" PDF normalt en tagget PDF – en PDF, der indeholder semantisk strukturinformation for overskrifter, lister, tabeller, billeder osv. Organisationer i Europa og USA er underlagt strenge krav (og håndhævelse) i henhold til retningslinjer som WCAG 2.2 AA og PDF/UA samt regler som den europæiske tilgængelighedslov (EAA) og den amerikanske handicaplov (ADA). Denne blog vil forklare, hvad der gør en PDF-fil tilgængelig, hvorfor det er vigtigt, og hvordan man opnår og opretholder overensstemmelse.
Hvad gør en PDF tilgængelig?
PDF-filen skal gemmes som en tagget PDF-fil med et komplet tagtræ, der repræsenterer dokumentets struktur (overskrifter, afsnit, lister, tabeller osv.). Tags leverer den semantiske information, som hjælpemidler er afhængige af. For eksempel er overskrifter tagget, så en bruger af skærmlæser kan springe mellem sektioner, og liste- eller tabelstrukturer identificeres korrekt. Uden tags skal skærmlæsere udlede rækkefølgen ud fra layoutet (ofte forkert), hvilket gør PDF-filen praktisk talt ubrugelig for blinde brugere. Kort sagt er tagging rygraden i PDF-tilgængelighed.
Indholdet skal være ordnet i en logisk rækkefølge, der svarer til den tilsigtede læserækkefølge for dokumentet. En korrekt læserækkefølge sikrer, at skærmlæsere læser teksten op i den rigtige rækkefølge. Dette omfatter korrekt indrykning af overskrifter (ingen spring i niveauer) og gruppering af relateret indhold på en meningsfuld måde. Værktøjer som Adobe Acrobats panel til læserækkefølge gør det muligt at kontrollere og justere denne rækkefølge.
Alle ikke-tekstelementer (billeder, diagrammer, grafik) skal indeholde alternative tekstbeskrivelser (alt-tekst) eller være markeret som dekorative artefakter, hvis de ikke formidler meningsfuld information. Alt-tekst giver en tekstmæssig ækvivalent til visuelle elementer, så brugere, der ikke kan se billedet, stadig modtager informationen eller konteksten. Hvert meningsfuldt billede skal have en kortfattet beskrivelse, der formidler dets formål. Dekorative billeder mærkes som artefakter (eller baggrund), så de springes over af hjælpemidler og ikke forstyrrer læseoplevelsen.
Hvis PDF-filen indeholder formularfelter (f.eks. i en PDF-formular eller -ansøgning), skal disse felter være interaktive og korrekt mærket. Formularfelter skal have beskrivende mærker eller værktøjstip, som hjælpemidler kan annoncere, så brugerne ved, hvilke oplysninger de skal indtaste. Tabulatorrækkefølgen for formularfelter og links skal følge en logisk rækkefølge (normalt svarende til den visuelle rækkefølge), så brugere, der kun bruger tastaturet, nemt kan navigere i formularen. Alle formkontroller (afkrydsningsfelter, tekstindtastninger, radioknapper osv.) skal kunne betjenes via tastaturet og være tydeligt angivet.
PDF-filens primære sprog skal angives i dokumentets egenskaber. Det er vigtigt at angive dokumentets sprog (f.eks. engelsk, fransk osv.), så skærmlæsere bruger de korrekte udtale- og accentregler. Derudover bør dokumentets metadata indeholde en beskrivende titel (som ofte vises i PDF-læserens titellinje) i stedet for et uklart filnavn. Andre metadata, såsom forfatter og emne, er ikke direkte knyttet til tilgængeligheden for slutbrugerne, men kan forbedre konteksten. En manglende titel eller et manglende sprog kan få tilgængelighedskontrollører til at markere en fejl, da dette er krav i standarderne for digital tilgængelighed.
Al tekst og meningsfulde billeder i PDF-filen skal overholde retningslinjerne for farvekontrast (generelt et kontrastforhold på 4,5:1 for normal tekst i henhold til WCAG 2.2 AA). Selvom farvekontrast ikke er et teknisk krav i PDF/UA, er det et WCAG-krav, der stadig gælder for PDF-indhold. Forfattere bør undgå at formidle information udelukkende ved hjælp af farver – brug f.eks. ikke rød tekst til at angive noget "vigtigt" uden også at give en tekstuel indikation, da brugere af skærmlæsere eller farveblinde brugere kan overse betydningen.
Hyperlinks i PDF-filen skal bruge klar, beskrivende tekst, der fortæller brugeren, hvad linket gør, eller hvor det fører hen (i stedet for generiske "klik her"-links). Dette er i overensstemmelse med WCAG's succeskriterier for linkformål. For eksempel skal et link, der downloader en rapport, hedde "Download Q4 Financial Report (PDF)" i stedet for blot "Download" eller en tvetydig URL.
If the PDF contains tables, they are supposed to be tagged with appropriate table structure. This means header cells are identified (with <th> tags and scope or header associations) and data cells <td> are correctly located within the table hierarchy. Simple tables should have the column/row headers marked so a screen reader can announce header information when reading cells. Complex tables (with multiple header rows or columns) may need additional mark-up (like scope or IDs) to be fully accessible.
Brugere skal kunne vælge og søge i teksten, og den skal ombrydes, når der zoomes. Scannede PDF-filer (f.eks. et scannet dokument gemt som PDF) er i bund og grund billeder og er utilgængelige, medmindre de køres gennem OCR (Optical Character Recognition) for at tilføje faktisk tekst. En tilgængelig PDF sikrer, at alt scannet indhold OCR-behandles eller på anden måde gøres læsbart som faktiske tegn. Dette hænger også sammen med tags – OCR-tekst kan derefter tags på passende vis.
Et tilgængeligt PDF-dokument føles som en velstruktureret webside for slutbrugeren. Det har en logisk struktur, tekstalternativer og overholder de samme tilgængelighedsprincipper, der er beskrevet i Web Content Accessibility Guidelines (WCAG). Forfattere opnår typisk dette ved at oprette dokumenter i kilder som Word med stilarter og alternativ tekst, eksportere til tagget PDF og derefter bruge et PDF-redigeringsværktøj til at kontrollere/rette eventuelle problemer.
Lovkrav og standarder
PDF-dokumenter, som er et almindeligt format for rapporter, fakturaer, brochurer, manualer og formularer, falder ofte ind under lovgivningen om tilgængelighed, hvis de er offentligt tilgængelige eller bruges i officiel kommunikation. Nedenfor beskriver vi de vigtigste juridiske rammer og standarder, der kræver tilgængelige PDF-filer i Europa og USA.
Den europæiske lov om tilgængelighed (EAA)
EAA dækker en bred vifte af digitale tjenester – fra e-handel og bankvirksomhed til e-bøger og selvbetjeningskiosker. Det er vigtigt at bemærke, at det specificeres, at digitalt indhold og dokumenter, der leveres som en del af disse tjenester, skal være tilgængelige. For eksempel skal "kontrakter og prækontraktlige oplysninger" leveret af banker eller telekommunikationsudbydere være tilgængelige i tilgængelige formater. I praksis betyder dette, at PDF-filer til produktmanualer, kontoudtog, forsikringspolicer, billetter eller brugervejledninger i EU skal opfylde tilgængelighedskriterierne, hvis de falder ind under de omfattede tjenester.
EU-lovgivere har knyttet EAA's krav til webindhold til WCAG-standarderne. Websteder og mobile apps fra virksomheder, der er omfattet af reglerne, skal overholde WCAG 2.2 AA (eller en tilsvarende harmoniseret standard, såsom EN 301 549). WCAG 2.2 AA omfatter tilgængelighed af dokumenter og medier, så PDF-filer, der offentliggøres på disse websteder, skal være i overensstemmelse med disse retningslinjer (f.eks. tekstalternativer, struktur, kontrast osv.).
Hver EU-medlemsstat har implementeret EAA i national lovgivning, herunder oprettelse af håndhævelsesmekanismer og sanktioner. Loven kræver, at sanktioner for manglende overholdelse skal være "effektive, proportionelle og afskrækkende", hvilket har ført til betydelige potentielle bøder i hele Europa. Tilsynsmyndigheder i EU-landene kan undersøge klager, kræve afhjælpning af utilgængeligt indhold (herunder PDF-filer) og pålægge sanktioner.
ADA, afsnit 508 og amerikansk lovgivning om tilgængelighed
I USA er tilgængeligt digitalt indhold reguleret af flere overlappende love og regler, herunder Americans with Disabilities Act (ADA) og afsnit 508 i Rehabilitation Act.
I henhold til ADA afsnit III er diskrimination på grund af handicap på "offentlige steder" forbudt. Det amerikanske justitsministerium (DOJ) og domstolene har fortolket dette til også at omfatte websteder og digitalt indhold fra virksomheder, især dem, der tilbyder varer eller tjenester til offentligheden. Selvom afsnit III ikke specificerer tekniske standarder, forventer DOJ, at organisationer følger retningslinjerne for webtilgængelighed. Dette omfatter at sikre, at PDF-dokumenter er tilgængelige, da de er en del af den digitale service.
ADA afsnit II gælder for statslige og lokale myndigheder og kræver, at offentlige tjenester og kommunikation, herunder elektroniske dokumenter, skal være tilgængelige for personer med handicap. I praksis overholder mange offentlige myndigheder allerede standarderne i afsnit 508 for at opfylde kravene i ADA afsnit II om effektiv kommunikation. Myndighederne får typisk tid til at rette ældre PDF-filer, men alle nye dokumenter skal oprettes på en tilgængelig måde, med en vis lempelse for historiske arkiver.
Afsnit 508 i Rehabiliteringsloven kræver, at føderale myndigheder – og i mange tilfælde deres underleverandører – sikrer, at elektronisk og informationsteknologi er tilgængelig. Alle PDF-filer, der offentliggøres af en føderal myndighed, f.eks. en rapport på et .gov-websted, skal opfylde disse tilgængelighedsstandarder. Afsnit 508 henviser eksplicit til PDF/UA som en bedste praksis, og mange myndigheder tilstræber overholdelse af dette format. Manglende overholdelse kan føre til klager indgivet til et agenturs afsnit 508-kontor eller eskalering til DOJ eller Office for Civil Rights. Selvom afsnit 508 ikke direkte gælder for organisationer i den private sektor, har det stor indflydelse på forventningerne til tilgængelighed på tværs af brancher, og mange stater har indarbejdet lignende tilgængelighedsstandarder – med henvisning til WCAG eller PDF/UA – i deres egne regler.
WCAG 2.2 AA- og PDF/UA-standarder
WCAG 2.2 (Web Content Accessibility Guidelines, version 2.2) er det seneste sæt internationalt anerkendte retningslinjer for tilgængeligt digitalt indhold. Selvom WCAG er udviklet til webindhold, gælder principperne også for PDF-filer, der offentliggøres på internettet. Faktisk svarer mange af succeskriterierne i WCAG (f.eks. tekstalternativer for ikke-tekstindhold, korrekt overskriftsstruktur, tilstrækkelig kontrast, tastaturnavigation osv.) direkte til PDF-kravene. Overholdelse af WCAG 2.2 niveau AA betragtes ofte som målet for overholdelse af tilgængelighedskravene i henhold til både EAA og ADA, og det dækker de fleste aspekter af at gøre en PDF-fil brugbar for mennesker med handicap.
PDF/UA (ISO 14289) er den definitive tekniske standard specifikt for PDF-tilgængelighed. "UA" står for Universal Accessibility (universel tilgængelighed). PDF/UA definerer, hvordan en PDF skal struktureres og kodes for at blive betragtet som tilgængelig. Dette omfatter regler for tagging, tekstalternativer, formularfelter, tabelmarkering og mere, der er skræddersyet til PDF-formatet. At opfylde PDF/UA betyder i det væsentlige, at din PDF har alle de maskinelt testbare tilgængelighedsfunktioner implementeret korrekt.
Det er vigtigt at bemærke, at PDF/UA og WCAG går hånd i hånd: Overholdelse af PDF/UA hjælper med at sikre, at PDF-filens indhold er struktureret på en tilgængelig måde, hvilket igen opfylder mange WCAG-kriterier. Omvendt dækker WCAG nogle bredere aspekter (som kontrast eller kognitive overvejelser), som PDF/UA ikke fuldt ud adresserer. Derfor er den bedste praksis at sigte mod dobbelt overholdelse: at gøre PDF-filen teknisk kompatibel med PDF/UA og funktionelt kompatibel med WCAG 2.1/2.2 AA-kriterierne. Denne dobbelte tilgang er faktisk det, som mange love og politikker kræver – for eksempel kan en føderal myndighed kræve, at PDF-filer skal bestå Section 508 (WCAG 2.0 AA)-kontroller og være PDF/UA-kompatible.
Test og afhjælpning af PDF-tilgængelighed
For at opnå overensstemmelse for PDF-filer skal man teste hvert dokuments tilgængelighed og rette eventuelle problemer – en proces, der kaldes afhjælpning. Heldigvis findes der specialiserede værktøjer, der kan hjælpe med denne proces, samt veldefinerede bedste praksis:
- Adobe Acrobat Pro DC: Adobe Acrobat Pro er et primært værktøj til PDF-korrektion. Det indeholder en tilgængelighedskontrol, der kan udføre en "fuld kontrol" af PDF-filen i forhold til almindelige tilgængelighedsregler (herunder mange WCAG- og PDF/UA-kontroller). Acrobats kontrol markerer manglende alternativ tekst, manglende dokumenttitel eller sprog, problemer med læserækkefølgen, problemer med formularfelter osv. Selvom det ikke er fejlfrit, er det et godt udgangspunkt. Acrobat Pro indeholder også værktøjer som værktøjet Reading Order til visuelt at justere tagging og læsesekvenser, et panel Tags til finjustering af tagtræet og formularredigering til tilføjelse af værktøjstip til formularfelter. Ved hjælp af Acrobat kan en forfatter tilføje manglende tags, tilføje alternativ tekst til billeder, definere tabeloverskrifter, indstille dokumenttitlen osv. Adobes guiden "Forbered dokument til tilgængelighed" kan automatisere nogle trin (f.eks. anmodning om titel, kørsel af OCR på scanninger osv.). Når du har foretaget rettelser, kører du Acrobat-tilgængelighedstjekket igen for at sikre, at alle problemer er løst. Acrobat er ofte det vigtigste værktøj for organisationer, der manuelt retter en håndfuld PDF-filer.
- PAC (PDF Accessibility Checker) 2024: PAC 2024 er et gratis, dedikeret værktøj til test af PDF-tilgængelighed, der leveres af PDF/UA Foundation. Det er en robust validator, der kontrollerer alle maskinelt testbare aspekter af PDF/UA samt mange WCAG-kriterier, der gælder for PDF-filer. PAC genererer en rapport, der fremhæver problemer som manglende tags, forkert tagstruktur, manglende alt-tekst, fejl i formularfelter osv. En af dens fantastiske funktioner er en skærmlæserforhåndsvisning, der simulerer, hvordan PDF-filens tags vil blive læst højt. PAC 2024 blev udgivet som en opdatering til PAC 2021 for at holde trit med nyere standarder. Det kontrollerer specifikt i forhold til WCAG 2.1-succeskriterier på en automatiseret måde. Da WCAG 2.2 er meget lig dokumentrelaterede kriterier, er PAC's kontroller stadig yderst relevante. Mange tilgængelighedseksperter bruger PAC sammen med Acrobat: først korrigeres i Acrobat, derefter køres PAC for at fange eventuelle resterende problemer eller for at validere PDF/UA-overensstemmelse. PAC's rapport kan også gemmes som bevis for overensstemmelsestest.
- Test af hjælpemidler: Det er vigtigt at teste PDF-filer manuelt ved hjælp af hjælpemidler. En almindelig praksis er at åbne PDF-filen med en skærmlæser som NVDA (Windows) eller VoiceOver (Mac) for at se, hvor godt indholdet bliver læst op. Lyt efter den logiske rækkefølge: Læser skærmlæseren titlen og derefter overskrifterne i rækkefølge? Bliver lister læst som lister og tabeller som tabeller? Bliver billedernes alternativtekst læst op? Kan du navigere problemfrit i formularfelterne og høre hvert felts betegnelse? Manuel testning kan afsløre problemer, som automatiserede test måske ikke opdager – for eksempel om alternativ tekst faktisk giver mening, eller om læserækkefølgen, selvom den er til stede, stadig er forvirrende. Det hjælper også med at verificere, at interaktive funktioner som links og formularindtastninger fungerer korrekt med kun tastaturet. Mange organisationer inddrager brugere af hjælpemidler i deres testproces eller lader i det mindste deres tilgængelighedseksperter foretage en simuleret gennemgang med disse værktøjer.
Hvis du finder problemer, kan løsningen variere. Ideelt set bør problemer løses ved kilden – hvis der f.eks. findes et Word-dokument, der genererer PDF-filen, kan det være hurtigere at rette stilarter, tilføje alternativ tekst i Word og genoprette PDF-filen med tags. På denne måde klarer værktøjet til indholdsudvikling det meste af arbejdet. Hvis kilden ikke er tilgængelig, eller PDF-filen er den eneste fungerende fil, kan Acrobat Pro bruges til at tilføje manglende tags og indhold direkte. Nogle af de bedste fremgangsmåder omfatter brug af skabeloner med foruddefinerede stilarter til dokumenter med ensartet struktur, uddannelse af medarbejdere, der opretter PDF-filer (f.eks. designere, indholdsforfattere) i grundlæggende tilgængelighed og etablering af et internt kvalitetssikringstrin for vigtige PDF-filer (ligesom man ville teste en ny webside). Ved store mængder ældre PDF-filer kan en organisation prioritere, hvilke PDF-filer der skal rettes, baseret på brug og vigtighed, eller i mellemtiden tilbyde et alternativt tilgængeligt format (f.eks. en tilsvarende HTML-side), mens man arbejder på at rette PDF-filerne.
Ved at kombinere automatiserede værktøjer og manuel testning kan organisationer med sikkerhed validere, at deres PDF-filer opfylder de krævede standarder. Det tilrådes at integrere PDF-tilgængelighedstjek i din arbejdsgang for offentliggørelse af indhold. Når der f.eks. oprettes en ny PDF-rapport, skal du køre Acrobat-checker og PAC, løse problemer og få en tilgængelighedsspecialist til at udføre en hurtig skærmlæser-test, inden du uploader den til webstedet. Denne proaktive tilgang forhindrer en stor ophobning af utilgængelige dokumenter.
Hvis du er interesseret, kan du anmode om en tilgængelighedskontrol her.
AIOPSGROUP, et selskab under valantic, er en førende konsulentvirksomhed inden for digital tilgængelighed, der hjælper organisationer med at opnå fuld overensstemmelse med den europæiske tilgængelighedslov (EAA) og den amerikanske lov om handicappede (ADA). Vores tilgængelighedsaudits, overvågningsløsninger og uddannelsesprogrammer kombinerer automatiseret testning med evalueringer foretaget af reelle brugere med handicap for at sikre, at alle digitale platforme opfylder WCAG 2.2 AA-standarderne. Som en pålidelig leverandør af tilgængelighedskompatibilitet giver AIOPSGROUP virksomheder mulighed for at skabe inkluderende, lovmæssigt kompatible og brugervenlige digitale oplevelser på tværs af web-, mobil- og virksomhedsmiljøer.
