Bildbeschreibung: Mann mit grauem Bart, weißem Hemd und dunklem Pullover, der eine gelbe Mappe mit der Aufschrift „Barrierefreie PDFs” und dem Symbol für universelle Barrierefreiheit in der Hand hält.
Barrierefreie PDFs
Lesezeit: 8 Minuten
Barrierefreie PDF-Dateien sind digitale Dokumente, die so gestaltet sind, dass Menschen mit Behinderungen den Inhalt effektiv lesen, navigieren und mit ihm interagieren können. Das bedeutet, dass eine PDF-Datei mit assistiven Technologien wie Bildschirmleseprogrammen und Bildschirmlupen kompatibel sein muss und eine vergleichbare Erfahrung wie für sehende Benutzer bieten muss. In der Praxis ist eine „barrierefreie“ PDF-Datei in der Regel eine getaggte PDF-Datei, die semantische Strukturinformationen für Überschriften, Listen, Tabellen, Bilder usw. enthält. Unternehmen in Europa und den Vereinigten Staaten unterliegen strengen Anforderungen (und deren Durchsetzung) gemäß Richtlinien wie WCAG 2.2 AA und PDF/UA sowie Vorschriften wie dem European Accessibility Act (EAA) und dem Americans with Disabilities Act (ADA). In diesem Blogbeitrag wird erläutert, was eine PDF-Datei barrierefrei macht, warum dies wichtig ist und wie die Konformität erreicht und aufrechterhalten werden kann.
Was macht ein PDF barrierefrei?
Die PDF-Datei sollte als getaggte PDF-Datei gespeichert werden, mit einem vollständigen Tag-Baum, der die Struktur des Dokuments (Überschriften, Absätze, Listen, Tabellen usw.) widerspiegelt. Tags liefern die semantischen Informationen, auf die assistive Technologien angewiesen sind. Beispielsweise werden Überschriften getaggt, damit ein Screenreader-Benutzer zwischen Abschnitten springen kann und Listen- oder Tabellenstrukturen korrekt identifiziert werden. Ohne Tags müssen Screenreader die Reihenfolge aus dem Layout ableiten (oftmals falsch), wodurch das PDF für blinde Benutzer praktisch unbrauchbar wird. Kurz gesagt, das Tagging ist das Rückgrat der PDF-Barrierefreiheit.
Der Inhalt muss in einer logischen Reihenfolge angeordnet sein, die der beabsichtigten Lesereihenfolge des Dokuments entspricht. Eine korrekte Lesereihenfolge stellt sicher, dass Screenreader den Text in der richtigen Reihenfolge vorlesen. Dazu gehört die korrekte Verschachtelung von Überschriften (keine übersprungenen Ebenen) und die sinnvolle Gruppierung verwandter Inhalte. Tools wie das Lesereihenfolge-Bedienfeld von Adobe Acrobat ermöglichen die Überprüfung und Anpassung dieser Reihenfolge.
Alle Nicht-Text-Elemente (Bilder, Diagramme, Grafiken) sollten alternative Textbeschreibungen (Alt-Text) enthalten oder als dekorative Artefakte gekennzeichnet sein, wenn sie keine aussagekräftigen Informationen vermitteln. Alt-Text bietet eine Textäquivalenz für visuelle Elemente, sodass Benutzer, die das Bild nicht sehen können, dennoch die Informationen oder den Kontext erhalten. Jedes aussagekräftige Bild sollte eine prägnante Beschreibung haben, die seinen Zweck vermittelt. Dekorative Bilder werden als Artefakte (oder Hintergrund) gekennzeichnet, damit sie von assistiven Technologien übersprungen werden und das Leseerlebnis nicht beeinträchtigen.
Wenn die PDF-Datei Formularfelder enthält (z. B. in einem PDF-Formular oder einer Anwendung), müssen diese Felder interaktiv und ordnungsgemäß beschriftet sein. Formularfelder sollten beschreibende Beschriftungen oder Tooltips haben, die von assistiver Technologie angesagt werden können, damit Benutzer wissen, welche Informationen sie eingeben müssen. Die Tabulatorreihenfolge für Formularfelder und Links muss einer logischen Abfolge folgen (in der Regel entsprechend der visuellen Reihenfolge), damit Benutzer, die nur die Tastatur verwenden, leicht durch das Formular navigieren können. Alle Formularsteuerelemente (Kontrollkästchen, Texteingaben, Optionsfelder usw.) sollten über die Tastatur bedienbar und deutlich gekennzeichnet sein.
Die Hauptsprache des PDF-Dokuments muss in den Dokumenteigenschaften angegeben werden. Die Einstellung der Dokumentensprache (z. B. Englisch, Französisch usw.) ist wichtig, damit Screenreader die richtigen Aussprache- und Akzentregeln verwenden. Darüber hinaus sollten die Metadaten des Dokuments einen beschreibenden Titel (der häufig in der Titelleiste des PDF-Readers angezeigt wird) anstelle eines unverständlichen Dateinamens enthalten. Andere Metadaten, wie z. B. der Autor und das Thema, sind zwar nicht direkt mit der Barrierefreiheit für Endbenutzer verbunden, können aber den Kontext verbessern. Ein fehlender Titel oder eine fehlende Sprache kann dazu führen, dass Barrierefreiheitsprüfer einen Fehler melden, da dies Anforderungen der Standards für digitale Barrierefreiheit sind.
Alle Texte und aussagekräftigen Grafiken im PDF-Dokument müssen den Richtlinien zum Farbkontrast entsprechen (im Allgemeinen ein Kontrastverhältnis von 4,5:1 für normalen Text gemäß WCAG 2.2 AA). Obwohl der Farbkontrast keine technische Anforderung von PDF/UA ist, handelt es sich um eine WCAG-Anforderung, die dennoch für PDF-Inhalte gilt. Autoren sollten es vermeiden, Informationen allein durch Farben zu vermitteln – verwenden Sie beispielsweise keinen roten Text, um etwas „Wichtiges” hervorzuheben, ohne zusätzlich einen textuellen Hinweis zu geben, da Screenreader-Nutzer oder farbenblinde Nutzer die Bedeutung möglicherweise nicht erkennen.
Hyperlinks im PDF-Dokument sollten einen klaren, beschreibenden Text enthalten, der dem Benutzer mitteilt, was der Link bewirkt oder wohin er führt (anstelle von allgemeinen „Hier klicken“-Links). Dies entspricht den WCAG-Erfolgskriterien für den Zweck von Links. Ein Link, über den ein Bericht heruntergeladen werden kann, sollte beispielsweise „Finanzbericht für das 4. Quartal herunterladen (PDF)“ lauten und nicht nur „Herunterladen“ oder eine mehrdeutige URL enthalten.
If the PDF contains tables, they are supposed to be tagged with appropriate table structure. This means header cells are identified (with <th> tags and scope or header associations) and data cells <td> are correctly located within the table hierarchy. Simple tables should have the column/row headers marked so a screen reader can announce header information when reading cells. Complex tables (with multiple header rows or columns) may need additional mark-up (like scope or IDs) to be fully accessible.
Benutzer müssen den Text auswählen und durchsuchen können, und er sollte beim Zoomen neu angeordnet werden. Gescannte PDFs (wie ein gescanntes Dokument, das als PDF gespeichert wurde) sind im Wesentlichen Bilder und nicht barrierefrei, es sei denn, sie werden einer OCR (Optical Character Recognition) unterzogen, um tatsächlichen Text hinzuzufügen. Ein barrierefreies PDF stellt sicher, dass alle gescannten Inhalte einer OCR-Verarbeitung unterzogen oder auf andere Weise als tatsächliche Zeichen lesbar gemacht werden. Dies hängt auch mit Tags zusammen – OCR-verarbeiteter Text kann dann entsprechend getaggt werden.
Ein barrierefreies PDF-Dokument wirkt auf den Endnutzer wie eine gut strukturierte Webseite. Es hat eine logische Struktur, Textalternativen und hält sich an die gleichen Barrierefreiheitsprinzipien, die in den Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) beschrieben sind. Autoren erreichen das normalerweise, indem sie Dokumente in Programmen wie Word mit Formatvorlagen und Alternativtext erstellen, sie als getagtes PDF exportieren und dann mit einem PDF-Bearbeitungstool überprüfen/korrigieren.
Gesetzliche Anforderungen und Normen
PDF-Dokumente sind ein gängiges Format für Berichte, Rechnungen, Broschüren, Handbücher und Formulare und fallen häufig unter die Bestimmungen der Barrierefreiheitsgesetze, wenn sie öffentlich zugänglich sind oder in der offiziellen Kommunikation verwendet werden. Im Folgenden geben wir einen Überblick über die wichtigsten rechtlichen Rahmenbedingungen und Standards, die barrierefreie PDF-Dateien in Europa und den USA vorschreiben.
Europäisches Gesetz zur Barrierefreiheit (EAA)
Die EAA deckt ein breites Spektrum digitaler Dienste ab – von E-Commerce und Bankgeschäften bis hin zu E-Books und Selbstbedienungskiosken. Entscheidend ist, dass sie festlegt, dass digitale Inhalte und Dokumente, die im Rahmen dieser Dienste bereitgestellt werden, barrierefrei sein müssen. Beispielsweise müssen „Verträge und vorvertragliche Informationen”, die von Banken oder Telekommunikationsanbietern bereitgestellt werden, in barrierefreien Formaten verfügbar sein. In der Praxis bedeutet dies, dass PDF-Dateien für Produkthandbücher, Kontoauszüge, Versicherungspolicen, Tickets oder Benutzerhandbücher in der EU die Barrierefreiheitskriterien erfüllen müssen, wenn sie unter die abgedeckten Dienste fallen.
Die EU-Regulierungsbehörden haben die Anforderungen der EAA an Webinhalte an die WCAG-Standards geknüpft. Websites und mobile Apps von Unternehmen, die in den Geltungsbereich fallen, müssen WCAG 2.2 AA (oder einen gleichwertigen harmonisierten Standard wie EN 301 549) erfüllen. WCAG 2.2 AA umfasst die Barrierefreiheit von Dokumenten und Medien, sodass auf diesen Websites veröffentlichte PDF-Dateien diesen Richtlinien entsprechen sollten (z. B. Textalternativen, Struktur, Kontrast usw.).
Jeder EU-Mitgliedstaat hat die EAA in nationales Recht umgesetzt, einschließlich der Einrichtung von Durchsetzungsmechanismen und Sanktionen. Das Gesetz verlangt, dass Sanktionen bei Nichteinhaltung „wirksam, verhältnismäßig und abschreckend“ sein müssen, was zu erheblichen potenziellen Geldstrafen in ganz Europa geführt hat. Die Regulierungsbehörden in den EU-Ländern können Beschwerden untersuchen, die Beseitigung unzugänglicher Inhalte (einschließlich PDFs) verlangen und Sanktionen verhängen.
ADA, Abschnitt 508 und US-amerikanisches Gesetz zur Barrierefreiheit
In den Vereinigten Staaten unterliegen barrierefreie digitale Inhalte mehreren sich überschneidenden Gesetzen und Vorschriften, darunter dem Americans with Disabilities Act (ADA) und Abschnitt 508 des Rehabilitation Act.
Gemäß Titel III des ADA ist Diskriminierung aufgrund einer Behinderung durch „öffentliche Einrichtungen“ verboten. Das US-Justizministerium (DOJ) und die Gerichte haben dies so ausgelegt, dass dies auch Websites und digitale Inhalte von Unternehmen umfasst, insbesondere von solchen, die Waren oder Dienstleistungen für die Öffentlichkeit anbieten. Obwohl Titel III keine technischen Standards festlegt, erwartet das DOJ von Organisationen, dass sie die Richtlinien zur Barrierefreiheit im Internet befolgen. Dazu gehört auch, dass PDF-Dokumente barrierefrei sind, da sie Teil des digitalen Dienstes sind.
ADA Title II gilt für staatliche und lokale Behörden und schreibt vor, dass öffentliche Dienstleistungen und Kommunikation, einschließlich elektronischer Dokumente, für Menschen mit Behinderungen zugänglich sein müssen. In der Praxis halten sich viele Behörden bereits an die Standards von Section 508, um die Anforderungen von ADA Title II für eine effektive Kommunikation zu erfüllen. Behörden wird in der Regel Zeit eingeräumt, um ältere PDF-Dateien anzupassen, aber alle neuen Dokumente müssen barrierefrei erstellt werden, wobei historische Archive etwas weniger streng behandelt werden.
Abschnitt 508 des Rehabilitation Act verpflichtet Bundesbehörden – und in vielen Fällen auch deren Auftragnehmer – dazu, die Barrierefreiheit elektronischer und informationstechnologischer Systeme sicherzustellen. Alle von einer Bundesbehörde veröffentlichten PDF-Dateien, beispielsweise Berichte auf einer .gov-Website, müssen diesen Barrierefreiheitsstandards entsprechen. Abschnitt 508 verweist ausdrücklich auf PDF/UA als Best Practice, und viele Behörden streben die Einhaltung dieses Formats an. Die Nichteinhaltung kann zu Beschwerden beim Section 508-Büro einer Behörde oder zu einer Eskalation zum DOJ oder zum Office for Civil Rights führen. Obwohl Abschnitt 508 nicht direkt für Organisationen des privaten Sektors gilt, prägt er doch stark die Erwartungen an die Barrierefreiheit in allen Branchen, und zahlreiche Bundesstaaten haben ähnliche Barrierefreiheitsstandards – unter Bezugnahme auf WCAG oder PDF/UA – in ihre eigenen Vorschriften aufgenommen.
WCAG 2.2 AA & PDF/UA-Standards
WCAG 2.2 (Web Content Accessibility Guidelines, Version 2.2) ist die neueste Reihe international anerkannter Richtlinien für barrierefreie digitale Inhalte. Obwohl sie für Webinhalte entwickelt wurden, gelten die WCAG-Grundsätze auch für im Internet veröffentlichte PDF-Dateien. Tatsächlich entsprechen viele Erfolgskriterien der WCAG (wie Textalternativen für Nicht-Text-Inhalte, korrekte Überschriftenstruktur, ausreichender Kontrast, Tastaturnavigation usw.) direkt den Anforderungen an PDF-Dateien. Die Einhaltung der WCAG 2.2 Level AA wird oft als Ziel für die Barrierefreiheit gemäß EAA und ADA angesehen und deckt die meisten Aspekte ab, die eine PDF-Datei für Menschen mit Behinderungen nutzbar machen.
PDF/UA (ISO 14289) ist der maßgebliche technische Standard speziell für die Barrierefreiheit von PDF-Dateien. „UA“ steht für „Universal Accessibility“ (universelle Barrierefreiheit). PDF/UA definiert, wie eine PDF-Datei strukturiert und codiert sein muss, um als barrierefrei zu gelten. Dazu gehören Regeln für Tagging, Textalternativen, Formularfelder, Tabellenmarkierungen und vieles mehr, die speziell auf das PDF-Format zugeschnitten sind. Die Einhaltung von PDF/UA bedeutet im Wesentlichen, dass Ihre PDF-Datei über alle maschinell überprüfbaren Barrierefreiheitsfunktionen verfügt, die korrekt implementiert sind.
Wichtig ist, dass PDF/UA und WCAG Hand in Hand gehen: Die Einhaltung von PDF/UA trägt dazu bei, dass der Inhalt der PDF-Datei barrierefrei strukturiert ist, was wiederum viele WCAG-Kriterien erfüllt. Umgekehrt deckt WCAG einige weiter gefasste Aspekte ab (wie Kontrast oder kognitive Überlegungen), die PDF/UA nicht vollständig abdeckt. Daher ist es am besten, eine doppelte Konformität anzustreben: Das PDF sollte technisch mit PDF/UA konform und funktional mit den WCAG 2.1/2.2 AA-Kriterien kompatibel sein. Dieser doppelte Ansatz ist tatsächlich das, was viele Gesetze und Richtlinien verlangen – beispielsweise könnte eine Bundesbehörde verlangen, dass PDFs die Prüfungen gemäß Section 508 (WCAG 2.0 AA) bestehen und mit PDF/UA konform sind.
Testen und Beheben der Barrierefreiheit von PDF-Dateien
Um die Konformität von PDF-Dateien zu erreichen, muss die Barrierefreiheit jedes Dokuments getestet und alle gefundenen Probleme behoben werden – ein Prozess, der als Nachbesserung bezeichnet wird. Glücklicherweise gibt es spezielle Tools, die diesen Prozess unterstützen, sowie klar definierte Best Practices:
- Adobe Acrobat Pro DC: Adobe Acrobat Pro ist ein wichtiges Tool für die PDF-Überarbeitung. Es enthält einen Barrierefreiheitsprüfer, der eine „vollständige Prüfung“ der PDF-Datei anhand gängiger Barrierefreiheitsregeln (einschließlich vieler WCAG- und PDF/UA-Prüfungen) durchführen kann. Der Prüfer von Acrobat markiert fehlenden Alternativtext, fehlenden Dokumenttitel oder fehlende Sprache, Probleme mit der Lesereihenfolge, Probleme mit Formularfeldern usw. Das Tool ist zwar nicht unfehlbar, aber ein guter Ausgangspunkt. Acrobat Pro bietet auch Tools wie das Tool „Lesereihenfolge“, mit dem Tagging und Lesereihenfolgen visuell angepasst werden können, ein Tag-Bedienfeld zur Feinabstimmung des Tag-Baums und Formularbearbeitung zum Hinzufügen von Tooltips zu Formularfeldern. Mit Acrobat kann ein Autor fehlende Tags hinzufügen, Bildern Alternativtext hinzufügen, Tabellenkopfzeilen definieren, den Dokumenttitel festlegen und vieles mehr. Der Aktionsassistent „Dokument für Barrierefreiheit vorbereiten“ von Adobe kann einige Schritte automatisieren (z. B. die Eingabeaufforderung für den Titel, die OCR-Ausführung bei Scans usw.). Nach der Korrektur führen Sie die Barrierefreiheitsprüfung von Acrobat erneut aus, um sicherzustellen, dass alle Probleme behoben sind. Acrobat ist oft das Arbeitspferd für Unternehmen, die eine Handvoll PDF-Dateien manuell korrigieren.
- PAC (PDF Accessibility Checker) 2024: PAC 2024 ist ein kostenloses, spezielles Tool zum Testen der Barrierefreiheit von PDF-Dateien, das von der PDF/UA Foundation bereitgestellt wird. Es handelt sich um einen robusten Validator, der alle maschinell testbaren Aspekte von PDF/UA sowie viele für PDF-Dateien geltende WCAG-Kriterien überprüft. PAC erstellt einen Bericht, in dem Probleme wie fehlende Tags, falsche Tag-Strukturen, fehlender Alt-Text, Formularfeldfehler usw. hervorgehoben werden. Eine seiner großartigen Funktionen ist eine Bildschirmleser-Vorschau, die simuliert, wie die Tags der PDF-Datei vorgelesen werden. PAC 2024 wurde als Update zu PAC 2021 veröffentlicht und entspricht den neuesten Standards. Es überprüft speziell die WCAG 2.1-Erfolgskriterien auf automatisierte Weise. Da WCAG 2.2 in Bezug auf dokumentbezogene Kriterien sehr ähnlich ist, sind die Überprüfungen von PAC nach wie vor äußerst relevant. Viele Barrierefreiheitsfachleute verwenden PAC in Verbindung mit Acrobat: Zuerst werden Korrekturen in Acrobat vorgenommen, dann wird PAC ausgeführt, um verbleibende Probleme zu erkennen oder die PDF/UA-Konformität zu überprüfen. Der Bericht von PAC kann auch als Nachweis für die Konformitätsprüfung gespeichert werden.
- Testen von assistiver Technologie: Es ist unerlässlich, PDF-Dateien manuell mit assistiver Technologie zu testen. Eine gängige Vorgehensweise besteht darin, die PDF-Datei mit einem Screenreader wie NVDA (Windows) oder VoiceOver (Mac) zu öffnen, um zu überprüfen, wie gut der Inhalt wiedergegeben wird. Achten Sie auf den logischen Ablauf: Gibt der Screenreader zuerst den Titel und dann die Überschriften in der richtigen Reihenfolge wieder? Werden Listen als Listen und Tabellen als Tabellen gelesen? Wird der Alt-Text von Bildern wiedergegeben? Können Sie reibungslos durch die Formularfelder navigieren und die Beschriftung jedes Feldes hören? Manuelle Tests können Probleme aufdecken, die automatisierte Tests möglicherweise nicht erkennen – beispielsweise, ob der Alternativtext tatsächlich Sinn ergibt oder ob die Lesereihenfolge zwar vorhanden, aber dennoch verwirrend ist. Außerdem können Sie so überprüfen, ob interaktive Funktionen wie Links und Formulareingaben nur mit der Tastatur ordnungsgemäß funktionieren. Viele Organisationen beziehen Nutzer von assistiver Technologie in ihren Testprozess ein oder lassen zumindest ihre Barrierefreiheitsexperten eine simulierte Überprüfung mit diesen Tools durchführen.
Wenn Sie Probleme feststellen, kann der Ansatz zur Behebung variieren. Im Idealfall beheben Sie Probleme an der Quelle – wenn beispielsweise ein Word-Dokument verfügbar ist, aus dem die PDF-Datei generiert wird, ist es möglicherweise schneller, Stile zu korrigieren, Alternativtext in Word hinzuzufügen und die PDF-Datei mit Tags neu zu generieren. Auf diese Weise übernimmt das Content-Authoring-Tool einen Großteil der Arbeit. Wenn die Quelle nicht verfügbar ist oder die PDF-Datei die einzige funktionierende Datei ist, können mit Acrobat Pro fehlende Tags und Inhalte direkt hinzugefügt werden. Zu den bewährten Verfahren gehören die Verwendung von Vorlagen mit vordefinierten Stilen für einheitlich strukturierte Dokumente, die Schulung der Mitarbeiter, die PDF-Dateien erstellen (z. B. Designer, Autoren), in grundlegender Barrierefreiheit und die Einrichtung einer internen Qualitätssicherung für wichtige PDF-Dateien (ähnlich wie Sie eine neue Webseite testen würden). Bei großen Mengen an älteren PDF-Dateien kann ein Unternehmen je nach Nutzung und Wichtigkeit Prioritäten für die zu korrigierenden PDF-Dateien setzen oder vorübergehend ein alternatives barrierefreies Format (z. B. eine entsprechende HTML-Seite) bereitstellen, während an der Korrektur der PDF-Dateien gearbeitet wird.
Durch die Kombination von automatisierten Tools und manuellen Tests können Unternehmen sicherstellen, dass ihre PDF-Dateien den erforderlichen Standards entsprechen. Es ist ratsam, PDF-Barrierefreiheitskontrollen in Ihren Workflow zur Veröffentlichung von Inhalten zu integrieren. Wenn beispielsweise ein neuer PDF-Bericht erstellt wird, führen Sie den Acrobat-Checker und PAC aus, beheben Sie Probleme und lassen Sie einen Barrierefreiheitsspezialisten einen kurzen Screenreader-Test durchführen, bevor Sie ihn auf die Website hochladen. Dieser proaktive Ansatz verhindert eine große Anhäufung von nicht barrierefreien Dokumenten.
Wenn Sie interessiert sind, fordern Sie hier eine Barrierefreiheitsprüfung an.
AIOPSGROUP, ein Unternehmen von valantic, ist eine führende Beratungsfirma für digitale Barrierefreiheit, die Organisationen dabei unterstützt, die vollständige Konformität mit dem Europäischen Barrierefreiheitsgesetz (EAA) und dem Americans with Disabilities Act (ADA) zu erreichen. Unsere Barrierefreiheitsprüfungen, Überwachungslösungen und Schulungsprogramme kombinieren automatisierte Tests mit Bewertungen durch echte Nutzer mit Behinderungen, um sicherzustellen, dass jede digitale Plattform den WCAG 2.2 AA-Standards entspricht. Als vertrauenswürdiger Anbieter von Barrierefreiheitslösungen unterstützt AIOPSGROUP Unternehmen dabei, inklusive, gesetzeskonforme und benutzerfreundliche digitale Erlebnisse im Web, auf Mobilgeräten und in Unternehmensumgebungen zu schaffen.
