Descrizione dell'immagine: Uomo con barba grigia che indossa una camicia bianca e un maglione scuro, con in mano una cartellina gialla con la scritta "PDF accessibili" e il simbolo universale dell'accessibilità stampato sopra.
PDF accessibili
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I file PDF accessibili sono documenti digitali progettati in modo tale che le persone con disabilità possano leggere, navigare e interagire con i contenuti in modo efficace. Ciò significa che un PDF deve funzionare con tecnologie assistive come lettori di schermo e lenti di ingrandimento, fornendo un'esperienza paragonabile a quella degli utenti vedenti. In pratica, un PDF "accessibile" è solitamente un PDF con tag, ovvero un file che contiene informazioni sulla struttura semantica di titoli, elenchi, tabelle, immagini, ecc. Le organizzazioni in Europa e negli Stati Uniti devono soddisfare requisiti rigorosi (e applicazioni) previsti da linee guida come WCAG 2.2 AA e PDF/UA, nonché da normative quali l'European Accessibility Act (EAA) e l'Americans with Disabilities Act (ADA). Questo blog spiegherà cosa rende un PDF accessibile, perché è importante e come ottenere e mantenere la conformità.
Cosa rende accessibile un PDF?
Il PDF deve essere salvato come PDF con tag, con un albero di tag completo che rappresenti la struttura del documento (intestazioni, paragrafi, elenchi, tabelle, ecc.). I tag forniscono le informazioni semantiche su cui si basano le tecnologie assistive. Ad esempio, le intestazioni vengono contrassegnate in modo che un utente di screen reader possa passare da una sezione all'altra e le strutture degli elenchi o delle tabelle vengano identificate correttamente. Senza tag, gli screen reader devono dedurre l'ordine dal layout (spesso in modo errato), rendendo il PDF effettivamente inutilizzabile per gli utenti non vedenti. In breve, i tag sono la spina dorsale dell'accessibilità dei PDF.
Il contenuto deve essere ordinato in una sequenza logica che corrisponda all'ordine di lettura previsto del documento. Un ordine di lettura corretto garantisce che gli screen reader narrino il testo nella sequenza corretta. Ciò include il corretto annidamento dei titoli (senza saltare livelli) e il raggruppamento dei contenuti correlati in modo significativo. Strumenti come il pannello Ordine di lettura di Adobe Acrobat consentono di verificare e modificare questo ordine.
Tutti gli elementi non testuali (immagini, grafici, grafici) devono contenere descrizioni testuali alternative (testo alternativo) o essere contrassegnati come elementi decorativi se non trasmettono informazioni significative. Il testo alternativo fornisce un equivalente testuale delle immagini, in modo che gli utenti che non possono vedere l'immagine ricevano comunque le informazioni o il contesto. Ogni immagine significativa dovrebbe avere una descrizione concisa che ne trasmetta lo scopo. Le immagini decorative sono contrassegnate come artefatti (o sfondo) in modo che vengano ignorate dalla tecnologia assistiva e non disturbino l'esperienza di lettura.
Se il PDF contiene campi modulo (come in un modulo PDF o in un'applicazione), tali campi devono essere interattivi e correttamente etichettati. I campi modulo devono avere etichette descrittive o suggerimenti che la tecnologia assistiva può annunciare, consentendo agli utenti di sapere quali informazioni inserire. L'ordine di tabulazione per i campi modulo e i collegamenti deve seguire una progressione logica (di solito corrispondente all'ordine visivo) in modo che gli utenti che utilizzano solo la tastiera possano navigare facilmente nel modulo. Tutti i controlli del modulo (caselle di controllo, campi di immissione testo, pulsanti di opzione, ecc.) devono essere azionabili tramite tastiera e chiaramente indicati.
La lingua principale del PDF deve essere specificata nelle proprietà del documento. È importante impostare la lingua del documento (ad esempio inglese, francese, ecc.) affinché gli screen reader utilizzino le regole di pronuncia e accentazione corrette. Inoltre, i metadati del documento dovrebbero includere un titolo descrittivo (spesso visualizzato nella barra del titolo del lettore PDF) piuttosto che un nome di file oscuro. Altri metadati, come l'autore e l'argomento, pur non essendo direttamente collegati all'accessibilità per gli utenti finali, possono migliorare il contesto. La mancanza del titolo o della lingua può far sì che i controlli di accessibilità segnalino un errore, poiché si tratta di requisiti previsti dagli standard di accessibilità digitale.
Tutto il testo e le immagini significative nel PDF devono soddisfare le linee guida sul contrasto cromatico (in genere un rapporto di contrasto di 4,5:1 per il testo normale secondo WCAG 2.2 AA). Sebbene il contrasto cromatico non sia un requisito tecnico PDF/UA, è un requisito WCAG che si applica comunque ai contenuti PDF. Gli autori dovrebbero evitare di trasmettere informazioni solo tramite il colore: ad esempio, non utilizzare il testo rosso per indicare qualcosa di "importante" senza fornire anche un'indicazione testuale, poiché gli utenti di screen reader o gli utenti daltonici potrebbero non cogliere il significato.
I collegamenti ipertestuali nel PDF devono utilizzare un testo chiaro e descrittivo che indichi all'utente la funzione del collegamento o la sua destinazione (anziché collegamenti generici del tipo "clicca qui"). Ciò è in linea con i criteri di successo WCAG relativi allo scopo dei collegamenti. Ad esempio, un collegamento che consente di scaricare un rapporto dovrebbe riportare la dicitura "Scarica il rapporto finanziario del quarto trimestre (PDF)" anziché semplicemente "Scarica" o un URL ambiguo.
If the PDF contains tables, they are supposed to be tagged with appropriate table structure. This means header cells are identified (with <th> tags and scope or header associations) and data cells <td> are correctly located within the table hierarchy. Simple tables should have the column/row headers marked so a screen reader can announce header information when reading cells. Complex tables (with multiple header rows or columns) may need additional mark-up (like scope or IDs) to be fully accessible.
Gli utenti devono poter selezionare e cercare il testo, che dovrebbe rifluire quando viene ingrandito. I PDF scansionati (come un documento scansionato salvato in formato PDF) sono essenzialmente immagini e sono inaccessibili a meno che non vengano sottoposti a OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) per aggiungere il testo effettivo. Un PDF accessibile garantisce che qualsiasi contenuto scansionato sia sottoposto a OCR o reso leggibile come caratteri effettivi. Ciò è collegato anche ai tag: il testo sottoposto a OCR può quindi essere taggato in modo appropriato.
Un documento PDF accessibile appare all'utente finale come una pagina web ben strutturata. Ha una struttura logica, alternative testuali e rispetta gli stessi principi di accessibilità delineati nelle Linee guida per l'accessibilità dei contenuti web (WCAG). Gli autori in genere ottengono questo risultato creando documenti in sorgenti come Word con stili e testo alternativo, esportandoli in PDF con tag e quindi utilizzando uno strumento di modifica PDF per controllare/correggere eventuali problemi.
Requisiti e norme legali
I documenti PDF, essendo un formato comune per relazioni, fatture, brochure, manuali e moduli, spesso rientrano nell'ambito di applicazione delle leggi sull'accessibilità se sono disponibili al pubblico o utilizzati nelle comunicazioni ufficiali. Di seguito illustriamo i principali quadri giuridici e standard che rendono obbligatoria l'accessibilità dei file PDF in Europa e negli Stati Uniti.
Legge europea sull'accessibilità (EAA)
L'EAA copre un'ampia gamma di servizi digitali, dall'e-commerce e dai servizi bancari agli e-book e ai chioschi self-service. È fondamentale sottolineare che specifica che i contenuti e i documenti digitali forniti nell'ambito di questi servizi devono essere accessibili. Ad esempio, i "contratti e le informazioni precontrattuali" forniti dalle banche o dai fornitori di servizi di telecomunicazione devono essere disponibili in formati accessibili. In pratica, ciò significa che i PDF dei manuali dei prodotti, degli estratti conto bancari, delle polizze assicurative, dei biglietti o delle guide per l'utente nell'UE devono soddisfare i criteri di accessibilità se rientrano nei servizi coperti.
Le autorità di regolamentazione dell'UE hanno allineato i requisiti relativi ai contenuti web dell'EAA agli standard WCAG. I siti web e le app mobili delle aziende interessate devono essere conformi alle WCAG 2.2 AA (o a uno standard armonizzato equivalente, come EN 301 549). Le WCAG 2.2 AA prevedono l'accessibilità dei documenti e dei media, pertanto i file PDF pubblicati su tali siti devono essere conformi a tali linee guida (ad esempio, alternative testuali, struttura, contrasto, ecc.).
Ogni Stato membro dell'UE ha recepito l'EAA nella propria legislazione nazionale, istituendo meccanismi di applicazione e sanzioni. La legge richiede che le sanzioni per la mancata conformità siano "efficaci, proporzionate e dissuasive", il che ha portato a potenziali multe significative in tutta Europa. Le autorità di regolamentazione dei paesi dell'UE possono indagare sui reclami, richiedere la correzione dei contenuti inaccessibili (compresi i PDF) e imporre sanzioni.
ADA, Sezione 508 e legge statunitense sull'accessibilità
Negli Stati Uniti, i contenuti digitali accessibili sono regolati da diverse leggi e normative che si sovrappongono, tra cui l'Americans with Disabilities Act (ADA) e la Sezione 508 del Rehabilitation Act.
Ai sensi del Titolo III dell'ADA, è vietata la discriminazione basata sulla disabilità da parte dei "luoghi di pubblica utilità". Il Dipartimento di Giustizia degli Stati Uniti (DOJ) e i tribunali hanno interpretato questa disposizione in modo da includere i siti web e i contenuti digitali delle aziende, in particolare quelle che offrono beni o servizi al pubblico. Sebbene il Titolo III non specifichi standard tecnici, il DOJ si aspetta che le organizzazioni seguano le linee guida sull'accessibilità del web. Ciò include la garanzia che i documenti PDF siano accessibili, in quanto parte integrante del servizio digitale.
Il Titolo II dell'ADA si applica agli enti governativi statali e locali e richiede che i servizi pubblici e le comunicazioni, compresi i documenti elettronici, siano accessibili alle persone con disabilità. In pratica, molte agenzie governative già aderiscono agli standard della Sezione 508 per soddisfare i requisiti del Titolo II dell'ADA in materia di comunicazione efficace. Alle agenzie viene in genere concesso del tempo per correggere i PDF più vecchi, ma tutti i nuovi documenti devono essere creati in modo accessibile, con una certa tolleranza per gli archivi storici.
La Sezione 508 del Rehabilitation Act richiede alle agenzie federali - e, in molti casi, ai loro appaltatori - di garantire l'accessibilità delle tecnologie elettroniche e informatiche. Qualsiasi PDF pubblicato da un'agenzia federale, come ad esempio un rapporto su un sito web .gov, deve soddisfare tali standard di accessibilità. La Sezione 508 fa esplicito riferimento al PDF/UA come best practice e molte agenzie mirano alla conformità con tale formato. La non conformità può portare a reclami presentati all'ufficio della Sezione 508 di un'agenzia o all'escalation al Dipartimento di Giustizia o all'Ufficio per i diritti civili. Sebbene la Sezione 508 non si applichi direttamente alle organizzazioni del settore privato, essa influenza fortemente le aspettative di accessibilità in tutti i settori industriali e numerosi stati hanno incorporato standard di accessibilità simili, facendo riferimento alle WCAG o al PDF/UA, nelle proprie normative.
Standard WCAG 2.2 AA e PDF/UA
WCAG 2.2 (Linee guida per l'accessibilità dei contenuti web, versione 2.2) è l'ultima serie di linee guida riconosciute a livello internazionale per i contenuti digitali accessibili. Sebbene sviluppati per i contenuti web, i principi WCAG si applicano anche ai PDF pubblicati sul web. Infatti, molti criteri di successo delle WCAG (come le alternative testuali per i contenuti non testuali, la corretta struttura dei titoli, il contrasto sufficiente, la navigabilità da tastiera, ecc.) corrispondono direttamente ai requisiti dei PDF. L'adesione al livello AA delle WCAG 2.2 è spesso considerata l'obiettivo per la conformità all'accessibilità sia ai sensi dell'EAA che dell'ADA e copre la maggior parte degli aspetti che rendono un PDF utilizzabile dalle persone con disabilità.
PDF/UA (ISO 14289) è lo standard tecnico definitivo specifico per l'accessibilità dei PDF. "UA" sta per Universal Accessibility (accessibilità universale). PDF/UA definisce come un PDF deve essere strutturato e codificato per essere considerato accessibile. Ciò include regole per l'assegnazione di tag, alternative testuali, campi modulo, markup di tabelle e altro ancora, su misura per il formato PDF. La conformità a PDF/UA significa essenzialmente che il PDF dispone di tutte le funzionalità di accessibilità verificabili automaticamente implementate correttamente.
È importante sottolineare che PDF/UA e WCAG vanno di pari passo: la conformità PDF/UA contribuisce a garantire che il contenuto del PDF sia strutturato in modo accessibile, il che a sua volta soddisfa molti criteri WCAG. Al contrario, WCAG copre alcuni aspetti più ampi (come il contrasto o le considerazioni cognitive) che PDF/UA non affronta completamente. Pertanto, la migliore pratica consiste nel puntare alla doppia conformità: rendere il PDF tecnicamente conforme a PDF/UA e funzionalmente conforme ai criteri WCAG 2.1/2.2 AA. Questo duplice approccio è in realtà ciò che molte leggi e politiche richiedono: ad esempio, un'agenzia federale potrebbe stabilire che i PDF devono superare i controlli della Sezione 508 (WCAG 2.0 AA) ed essere conformi a PDF/UA.
Test e correzione dell'accessibilità dei PDF
Per garantire la conformità dei file PDF è necessario verificare l'accessibilità di ogni documento e correggere eventuali problemi riscontrati, un processo noto come "rimedio". Fortunatamente esistono strumenti specializzati che aiutano in questo processo, oltre a best practice ben definite:
- Adobe Acrobat Pro DC: Adobe Acrobat Pro è uno strumento fondamentale per la correzione dei PDF. Include un controllo dell'accessibilità in grado di eseguire una "verifica completa" del PDF rispetto alle regole di accessibilità più comuni (tra cui molti controlli WCAG e PDF/UA). Il controllo di Acrobat segnalerà la mancanza di testo alternativo, titolo o lingua del documento, problemi di ordine di lettura, problemi relativi ai campi dei moduli, ecc. Sebbene non sia infallibile, è un ottimo punto di partenza. Acrobat Pro fornisce anche strumenti come lo strumento Ordine di lettura per regolare visivamente i tag e le sequenze di lettura, un pannello Tag per la messa a punto dell'albero dei tag e la modifica dei moduli per aggiungere suggerimenti ai campi dei moduli. Utilizzando Acrobat, un autore può aggiungere eventuali tag mancanti, aggiungere testo alternativo alle immagini, definire le intestazioni delle tabelle, impostare il titolo del documento e così via. La procedura guidata "Prepara documento per l'accessibilità" di Adobe può automatizzare alcuni passaggi (come la richiesta del titolo, l'esecuzione dell'OCR sulle scansioni, ecc. Dopo aver apportato le correzioni, è possibile rieseguire il controllo di accessibilità di Acrobat per assicurarsi che tutti i problemi siano stati risolti. Acrobat è spesso lo strumento principale per le organizzazioni che correggono manualmente una manciata di PDF.
- PAC (PDF Accessibility Checker) 2024: PAC 2024 è uno strumento gratuito dedicato al test di accessibilità dei PDF fornito dalla PDF/UA Foundation. Si tratta di un valido validatore che controlla tutti gli aspetti verificabili automaticamente dei PDF/UA, nonché molti criteri WCAG applicabili ai PDF. PAC genera un report che evidenzia problemi quali tag mancanti, struttura dei tag errata, testo alternativo mancante, errori nei campi dei moduli, ecc. Una delle sue grandi caratteristiche è un'anteprima dello screen reader che simula la lettura ad alta voce dei tag del PDF. PAC 2024 è stato rilasciato come aggiornamento di PAC 2021, in linea con i nuovi standard. Verifica in modo specifico i criteri di successo WCAG 2.1 in modo automatizzato. Poiché WCAG 2.2 è molto simile per i criteri relativi ai documenti, i controlli di PAC sono ancora estremamente rilevanti. Molti professionisti dell'accessibilità utilizzano PAC in combinazione con Acrobat: prima correggono in Acrobat, poi eseguono PAC per individuare eventuali problemi residui o per convalidare la conformità PDF/UA. Il rapporto di PAC può anche essere salvato come prova del test di conformità.
- Test delle tecnologie assistive: è fondamentale testare manualmente i PDF utilizzando tecnologie assistive. Una pratica comune consiste nell'aprire il PDF con uno screen reader come NVDA (Windows) o VoiceOver (Mac), per verificare la qualità della lettura dei contenuti. Ascoltate il flusso logico: lo screen reader legge il titolo e poi i titoli in ordine? Gli elenchi vengono letti come elenchi e le tabelle come tabelle? Il testo alternativo delle immagini viene letto? È possibile navigare agevolmente nei campi del modulo, ascoltando l'etichetta di ciascun campo? Il test manuale può rilevare problemi che i test automatizzati potrebbero non rilevare, ad esempio se il testo alternativo ha effettivamente senso o se l'ordine di lettura, sebbene presente, è ancora confuso. Aiuta anche a verificare che le funzionalità interattive come i link e i campi di immissione dati funzionino correttamente solo con la tastiera. Molte organizzazioni coinvolgono gli utenti di tecnologie assistive nel loro processo di test o, almeno, chiedono ai loro esperti di accessibilità di effettuare una revisione simulata con questi strumenti.
Se riscontrate dei problemi, l'approccio alla risoluzione può variare. Idealmente, è preferibile risolvere i problemi alla fonte: ad esempio, se è disponibile un documento Word che genera il PDF, potrebbe essere più veloce correggere gli stili, aggiungere testo alternativo in Word e rigenerare il PDF con i tag. In questo modo, lo strumento di creazione dei contenuti svolge gran parte del lavoro. Se la fonte non è disponibile o il PDF è l'unico file funzionante, è possibile utilizzare Acrobat Pro per aggiungere direttamente i tag e i contenuti mancanti. Alcune best practice includono l'utilizzo di modelli con stili predefiniti per documenti strutturati in modo coerente, la formazione del personale che crea i PDF (ad esempio, designer, autori di contenuti) sulle nozioni di base dell'accessibilità e l'istituzione di una fase interna di controllo qualità per i PDF importanti (proprio come si farebbe per testare una nuova pagina web). Per grandi volumi di PDF legacy, un'organizzazione potrebbe stabilire quali PDF correggere in base all'utilizzo e all'importanza, oppure fornire un formato accessibile alternativo (come una pagina HTML equivalente) nel frattempo, mentre si lavora alla correzione dei PDF.
Combinando strumenti automatizzati e test manuali, le organizzazioni possono verificare con sicurezza che i propri PDF soddisfino gli standard richiesti. È consigliabile integrare i controlli di accessibilità dei PDF nel flusso di lavoro di pubblicazione dei contenuti. Ad esempio, quando viene creato un nuovo report in formato PDF, eseguire il controllo Acrobat e PAC, correggere i problemi e chiedere a uno specialista dell'accessibilità di eseguire un rapido test con uno screen reader prima di caricarlo sul sito web. Questo approccio proattivo impedisce un accumulo eccessivo di documenti inaccessibili.
Se sei interessato, richiedi qui una verifica dell'accessibilità.
AIOPSGROUP, una società di valantic, è una società di consulenza leader nel settore dell'accessibilità digitale che aiuta le organizzazioni a raggiungere la piena conformità con l'European Accessibility Act (EAA) e l'Americans with Disabilities Act (ADA). I nostri audit di accessibilità, le soluzioni di monitoraggio e i programmi di formazione combinano test automatizzati con valutazioni effettuate da utenti reali con disabilità per garantire che ogni piattaforma digitale soddisfi gli standard WCAG 2.2 AA. In qualità di fornitore affidabile di servizi di conformità in materia di accessibilità, AIOPSGROUP consente alle aziende di creare esperienze digitali inclusive, conformi alla legge e di facile utilizzo in ambienti web, mobili e aziendali.
