Bildbeskrivning: Man med grått skägg, klädd i vit skjorta och mörk tröja, håller en gul mapp med texten ”Tillgängliga PDF-filer” och symbolen för universell tillgänglighet tryckt på.
Tillgängliga PDF-filer
Läsningstid: 8 minuter
Tillgängliga PDF-filer är digitala dokument som är utformade så att personer med funktionsnedsättning kan läsa, navigera och interagera med innehållet på ett effektivt sätt. Det innebär att en PDF-fil måste fungera med hjälpmedel som skärmläsare och förstoringsglas, så att användaren får en upplevelse som är jämförbar med den som seende användare har. I praktiken är en ”tillgänglig” PDF-fil vanligtvis en taggad PDF-fil – en fil som innehåller semantisk strukturinformation för rubriker, listor, tabeller, bilder etc. Organisationer i Europa och USA står inför strikta krav (och tillämpning) enligt riktlinjer som WCAG 2.2 AA och PDF/UA, samt regleringar som European Accessibility Act (EAA) och Americans with Disabilities Act (ADA). Denna blogg förklarar vad som gör en PDF-fil tillgänglig, varför det är viktigt och hur man uppnår och upprätthåller efterlevnad.
Vad gör en PDF-fil tillgänglig?
PDF-filen ska sparas som en taggad PDF-fil med ett komplett taggträd som representerar dokumentets struktur (rubriker, stycken, listor, tabeller osv.). Taggarna tillhandahåller den semantiska information som hjälpmedelstekniken är beroende av. Rubriker taggas till exempel så att en skärmläsaranvändare kan hoppa mellan olika avsnitt och så att list- eller tabellstrukturer identifieras korrekt. Utan taggar måste skärmläsare härleda ordningen från layouten (ofta felaktigt), vilket gör PDF-filen praktiskt taget oanvändbar för blinda användare. Kort sagt är taggning ryggraden i PDF-tillgänglighet.
Innehållet måste ordnas i en logisk sekvens som överensstämmer med dokumentets avsedda läsordning. En korrekt läsordning säkerställer att skärmläsare läser upp texten i rätt ordning. Detta innefattar korrekt inbäddning av rubriker (inga hopp mellan nivåer) och gruppering av relaterat innehåll på ett meningsfullt sätt. Verktyg som Adobe Acrobats panel för läsordning möjliggör verifiering och justering av denna ordning.
Alla icke-textelement (bilder, diagram, grafik) bör innehålla alternativa textbeskrivningar (alt-text) eller markeras som dekorativa artefakter om de inte förmedlar någon meningsfull information. Alt-text ger en textmotsvarighet till visuella element så att användare som inte kan se bilden ändå får informationen eller sammanhanget. Varje meningsfull bild bör ha en kortfattad beskrivning som förmedlar dess syfte. Dekorativa bilder märks som artefakter (eller bakgrund) så att de hoppas över av hjälpmedelsteknik och inte stör läsupplevelsen.
Om PDF-filen innehåller formulärfält (till exempel i ett PDF-formulär eller en PDF-ansökan) måste dessa fält vara interaktiva och korrekt märkta. Formulärfält bör ha beskrivande etiketter eller verktygstips som assistiv teknik kan läsa upp, så att användarna vet vilken information de ska ange. Tabulatorordningen för formulärfält och länkar måste följa en logisk progression (vanligtvis i enlighet med den visuella ordningen) så att användare som endast använder tangentbordet enkelt kan navigera i formuläret. Alla formulärkontroller (kryssrutor, textinmatningar, alternativknappar etc.) ska kunna manövreras via tangentbordet och vara tydligt markerade.
PDF-filens huvudspråk måste anges i dokumentets egenskaper. Det är viktigt att ange dokumentets språk (t.ex. engelska, franska osv.) så att skärmläsare använder rätt uttal och accentregler. Dessutom bör dokumentets metadata innehålla en beskrivande titel (som ofta visas i PDF-läsarens titelrad) istället för ett otydligt filnamn. Andra metadata, såsom författare och ämne, är inte direkt kopplade till tillgängligheten för slutanvändarna, men kan förbättra sammanhanget. En saknad titel eller ett saknat språk kan få tillgänglighetskontrollanter att flagga ett fel, eftersom dessa är krav i standarderna för digital tillgänglighet.
All text och meningsfull grafik i PDF-filen måste uppfylla riktlinjerna för färgkontrast (generellt 4,5:1 kontrastförhållande för normal text enligt WCAG 2.2 AA). Även om färgkontrast inte är ett tekniskt krav för PDF/UA, är det ett WCAG-krav som fortfarande gäller för PDF-innehåll. Författare bör undvika att förmedla information enbart med hjälp av färg – använd till exempel inte röd text för att markera något ”viktigt” utan att också ge en textuell ledtråd, eftersom användare av skärmläsare eller färgblinda användare kan missa innebörden.
Hyperlänkar i PDF-filen bör ha tydlig, beskrivande text som talar om för användaren vad länken gör eller vart den leder (istället för generiska länkar som "klicka här"). Detta överensstämmer med WCAG:s framgångskriterier för länkens syfte. En länk som laddar ner en rapport bör till exempel ha texten "Ladda ner finansrapport för fjärde kvartalet (PDF)" istället för bara "Ladda ner" eller en tvetydig URL.
If the PDF contains tables, they are supposed to be tagged with appropriate table structure. This means header cells are identified (with <th> tags and scope or header associations) and data cells <td> are correctly located within the table hierarchy. Simple tables should have the column/row headers marked so a screen reader can announce header information when reading cells. Complex tables (with multiple header rows or columns) may need additional mark-up (like scope or IDs) to be fully accessible.
Användarna måste kunna markera och söka i texten, och den ska flyta om när man zoomar. Skannade PDF-filer (som ett skannat dokument som sparats som PDF) är i princip bilder och är otillgängliga om de inte körs genom OCR (Optical Character Recognition) för att lägga till faktisk text. En tillgänglig PDF säkerställer att allt skannat innehåll OCR-bearbetas eller på annat sätt görs läsbart som faktiska tecken. Detta hänger också ihop med taggar – OCR-bearbetad text kan sedan taggas på lämpligt sätt.
Ett tillgängligt PDF-dokument upplevs av slutanvändaren som en välstrukturerad webbsida. Det har en logisk struktur, textalternativ och följer samma tillgänglighetsprinciper som beskrivs i riktlinjerna för tillgänglighet till webbinnehåll (WCAG). Författare uppnår vanligtvis detta genom att skapa dokument i källor som Word med stilar och alt-text, exportera till taggad PDF och sedan använda ett PDF-redigeringsverktyg för att kontrollera/korrigera eventuella problem.
Lagkrav och standarder
PDF-dokument, som är ett vanligt format för rapporter, fakturor, broschyrer, manualer och formulär, omfattas ofta av lagstiftningen om tillgänglighet om de är offentligt tillgängliga eller används i officiell kommunikation. Nedan beskriver vi de viktigaste rättsliga ramarna och standarderna som kräver tillgängliga PDF-filer i Europa och USA.
Europeiska tillgänglighetsakten (EAA)
EAA omfattar ett brett spektrum av digitala tjänster – från e-handel och bankverksamhet till e-böcker och självbetjäningskiosker. Det är viktigt att notera att det specificeras att digitalt innehåll och dokument som tillhandahålls som en del av dessa tjänster måste vara tillgängliga. Till exempel måste ”avtal och förhandsinformation” som tillhandahålls av banker eller telekomleverantörer finnas tillgängliga i tillgängliga format. I praktiken innebär detta att PDF-filer för produktmanualer, kontoutdrag, försäkringsbrev, biljetter eller användarhandböcker i EU måste uppfylla tillgänglighetskriterierna om de omfattas av de tjänster som omfattas.
EU:s tillsynsmyndigheter har kopplat EAA:s krav på webbinnehåll till WCAG-standarderna. Webbplatser och mobilappar från företag som omfattas av reglerna förväntas uppfylla WCAG 2.2 AA (eller en motsvarande harmoniserad standard såsom EN 301 549). WCAG 2.2 AA omfattar tillgängliggörande av dokument och media, vilket innebär att PDF-filer som publiceras på dessa webbplatser ska följa dessa riktlinjer (t.ex. textalternativ, struktur, kontrast etc.).
Varje EU-medlemsstat har implementerat EAA i nationell lagstiftning, inklusive inrättandet av verkställighetsmekanismer och påföljder. Lagen kräver att påföljder för bristande efterlevnad ska vara ”effektiva, proportionerliga och avskräckande”, vilket har lett till betydande potentiella böter i hela Europa. Tillsynsmyndigheter i EU-länderna kan utreda klagomål, kräva åtgärdande av otillgängligt innehåll (inklusive PDF-filer) och införa sanktioner.
ADA, avsnitt 508 och amerikansk lagstiftning om tillgänglighet
I USA regleras tillgängligt digitalt innehåll av flera överlappande lagar och förordningar, däribland Americans with Disabilities Act (ADA) och avsnitt 508 i Rehabilitation Act.
Enligt ADA Title III är diskriminering på grund av funktionsnedsättning på ”offentliga platser” förbjuden. Det amerikanska justitiedepartementet (DOJ) och domstolarna har tolkat detta som att det även omfattar webbplatser och digitalt innehåll från företag, särskilt sådana som erbjuder varor eller tjänster till allmänheten. Även om Title III inte specificerar några tekniska standarder förväntar sig DOJ att organisationer följer riktlinjerna för webbtillgänglighet. Detta innefattar att säkerställa att PDF-dokument är tillgängliga, eftersom de är en del av den digitala tjänsten.
ADA Title II gäller för statliga och lokala myndigheter och kräver att offentliga tjänster och kommunikation, inklusive elektroniska dokument, ska vara tillgängliga för personer med funktionsnedsättning. I praktiken följer många myndigheter redan Section 508-standarderna för att uppfylla ADA Title II:s krav på effektiv kommunikation. Myndigheterna får vanligtvis tid på sig att åtgärda äldre PDF-filer, men alla nya dokument måste skapas på ett tillgängligt sätt, med viss eftergivenhet för historiska arkiv.
Avsnitt 508 i rehabiliteringslagen kräver att federala myndigheter – och i många fall även deras underleverantörer – säkerställer att elektronisk och informationsteknik är tillgänglig. Alla PDF-filer som publiceras av en federal myndighet, till exempel en rapport på en .gov-webbplats, måste uppfylla dessa tillgänglighetsstandarder. Avsnitt 508 hänvisar uttryckligen till PDF/UA som bästa praxis, och många myndigheter strävar efter att följa detta format. Bristande efterlevnad kan leda till klagomål som lämnas in till myndighetens avdelning för avsnitt 508 eller eskaleras till DOJ eller Office for Civil Rights. Även om avsnitt 508 inte direkt gäller organisationer i den privata sektorn, har det en stark inverkan på tillgänglighetsförväntningarna i olika branscher, och många delstater har införlivat liknande tillgänglighetsstandarder – med hänvisning till WCAG eller PDF/UA – i sina egna regler.
WCAG 2.2 AA och PDF/UA-standarder
WCAG 2.2 (Web Content Accessibility Guidelines, version 2.2) är den senaste uppsättningen internationellt erkända riktlinjer för tillgängligt digitalt innehåll. Även om WCAG har utvecklats för webbinnehåll gäller dess principer även för PDF-filer som publiceras på webben. Faktum är att många framgångskriterier i WCAG (som textalternativ för icke-textinnehåll, korrekt rubrikstruktur, tillräcklig kontrast, tangentbordsnavigering etc.) direkt motsvarar PDF-kraven. Att följa WCAG 2.2 nivå AA anses ofta vara målet för tillgänglighetskrav enligt både EAA och ADA, och det täcker de flesta aspekter av att göra en PDF användbar för personer med funktionsnedsättning.
PDF/UA (ISO 14289) är den definitiva tekniska standarden specifikt för PDF-tillgänglighet. ”UA” står för Universal Accessibility (universell tillgänglighet). PDF/UA definierar hur en PDF måste struktureras och kodas för att anses vara tillgänglig. Detta inkluderar regler för taggning, textalternativ, formulärfält, tabellmarkeringar och mer, anpassade till PDF-formatet. Att uppfylla PDF/UA innebär i huvudsak att din PDF har alla maskin-testbara tillgänglighetsfunktioner korrekt implementerade.
Det är viktigt att notera att PDF/UA och WCAG går hand i hand: PDF/UA-kompatibilitet hjälper till att säkerställa att PDF-filens innehåll är strukturerat på ett tillgängligt sätt, vilket i sin tur uppfyller många WCAG-kriterier. Omvänt täcker WCAG vissa bredare aspekter (som kontrast eller kognitiva överväganden) som PDF/UA inte helt tar upp. Därför är det bästa tillvägagångssättet att sträva efter dubbel efterlevnad: se till att PDF-filen är tekniskt kompatibel med PDF/UA och funktionellt kompatibel med WCAG 2.1/2.2 AA-kriterierna. Detta dubbla tillvägagångssätt är faktiskt vad många lagar och policyer kräver – till exempel kan en federal myndighet kräva att PDF-filer måste uppfylla kraven i Section 508 (WCAG 2.0 AA) och vara kompatibla med PDF/UA.
Testa och åtgärda PDF-tillgänglighet
För att uppnå efterlevnad för PDF-filer måste varje dokuments tillgänglighet testas och eventuella problem åtgärdas – en process som kallas korrigering. Lyckligtvis finns det specialiserade verktyg som hjälper till med denna process, samt väl definierade bästa praxis:
- Adobe Acrobat Pro DC: Adobe Acrobat Pro är ett primärt verktyg för PDF-korrigering. Det innehåller en tillgänglighetskontroll som kan utföra en "fullständig kontroll" av PDF-filen mot vanliga tillgänglighetsregler (inklusive många WCAG- och PDF/UA-kontroller). Acrobats kontrollmarkerar saknad alt-text, saknad dokumenttitel eller språk, problem med läsordning, problem med formulärfält etc. Det är inte felfritt, men det är en bra utgångspunkt. Acrobat Pro erbjuder också verktyg som verktyget för läsordning för att visuellt justera taggning och lässekvenser, en taggpanel för finjustering av taggträdet och formulärredigering för att lägga till verktygstips till formulärfält. Med Acrobat kan en författare lägga till saknade taggar, lägga till alt-text till bilder, definiera tabellrubriker, ange dokumentets titel och så vidare. Adobes åtgärdsguide ”Förbered dokument för tillgänglighet” kan automatisera vissa steg (som att be om titel, köra OCR på skanningar osv.). Efter att ha gjort korrigeringar kör du Acrobats tillgänglighetskontroll igen för att säkerställa att alla problem är lösta. Acrobat är ofta arbetshästen för organisationer som manuellt korrigerar ett fåtal PDF-filer.
- PAC (PDF Accessibility Checker) 2024: PAC 2024 är ett gratis, dedikerat verktyg för att testa PDF-filers tillgänglighet som tillhandahålls av PDF/UA Foundation. Det är ett robust valideringsverktyg som kontrollerar alla maskinellt testbara aspekter av PDF/UA samt många WCAG-kriterier som är tillämpliga på PDF-filer. PAC genererar en rapport som belyser problem som saknade taggar, felaktig taggstruktur, saknad alt-text, fel i formulärfält etc. En av dess fantastiska funktioner är en förhandsgranskning med skärmläsare som simulerar hur PDF-filens taggar kommer att läsas upp högt. PAC 2024 släpptes som en uppdatering av PAC 2021 för att hålla jämna steg med nyare standarder. Det kontrollerar specifikt mot WCAG 2.1-kriterierna på ett automatiserat sätt. Eftersom WCAG 2.2 är mycket likt när det gäller dokumentrelaterade kriterier är PAC:s kontroller fortfarande extremt relevanta. Många tillgänglighetsexperter använder PAC tillsammans med Acrobat: först åtgärdar man problemen i Acrobat, sedan kör man PAC för att upptäcka eventuella kvarvarande problem eller för att validera PDF/UA-kompatibilitet. PAC:s rapport kan också sparas som bevis på kompatibilitetstestning.
- Testning av hjälpmedelsteknik: Det är viktigt att testa PDF-filer manuellt med hjälp av hjälpmedelsteknik. En vanlig metod är att öppna PDF-filen med en skärmläsare som NVDA (Windows) eller VoiceOver (Mac) för att se hur väl innehållet läses upp. Lyssna efter det logiska flödet: Läser skärmläsaren upp titeln och sedan rubrikerna i ordning? Läser den upp listor som listor och tabeller som tabeller? Läser den upp bildtexterna? Kan du navigera smidigt mellan formulärfält och höra varje fälts etikett? Manuell testning kan upptäcka problem som automatiserade tester kanske inte upptäcker – till exempel om alt-texten faktiskt är meningsfull eller om läsordningen, även om den finns, fortfarande är förvirrande. Det hjälper också till att verifiera att interaktiva funktioner som länkar och formulärinmatningar fungerar korrekt med endast tangentbordet. Många organisationer involverar användare av hjälpmedelsteknik i sin testprocess, eller låter åtminstone sina tillgänglighetsexperter göra en simulerad granskning med dessa verktyg.
Om du upptäcker problem kan åtgärdsmetoden variera. Helst bör du åtgärda problemen vid källan – om det till exempel finns ett Word-dokument som genererar PDF-filen kan det vara snabbare att korrigera stilar, lägga till alternativtext i Word och generera om PDF-filen med taggar. På så sätt gör verktyget för innehållsskapande det mesta av det tunga arbetet. Om källan inte är tillgänglig eller om PDF-filen är den enda fungerande filen kan Acrobat Pro användas för att lägga till saknade taggar och innehåll direkt. Några bästa praxis är att använda mallar med fördefinierade stilar för dokument med enhetlig struktur, utbilda personal som skapar PDF-filer (t.ex. designers, innehållsförfattare) i grundläggande tillgänglighet och införa ett internt kvalitetssäkringssteg för viktiga PDF-filer (ungefär som man testar en ny webbsida). För stora mängder äldre PDF-filer kan en organisation prioritera vilka PDF-filer som ska åtgärdas baserat på användning och betydelse, eller tillhandahålla ett alternativt tillgängligt format (som en motsvarande HTML-sida) under tiden man arbetar med att åtgärda PDF-filerna.
Genom att kombinera automatiserade verktyg och manuell testning kan organisationer med säkerhet validera att deras PDF-filer uppfyller de erforderliga standarderna. Det är tillrådligt att integrera tillgänglighetskontroller för PDF-filer i ditt arbetsflöde för publicering av innehåll. När en ny PDF-rapport skapas kan du till exempel köra Acrobat-kontrollen och PAC, åtgärda problem och låta en tillgänglighetsspecialist göra ett snabbt skärmläsartest innan du laddar upp den till webbplatsen. Detta proaktiva tillvägagångssätt förhindrar en stor ansamling av otillgängliga dokument.
Om du är intresserad kan du begära en tillgänglighetsgranskning här.
AIOPSGROUP, ett företag inom valantic, är ett ledande konsultföretag inom digital tillgänglighet som hjälper organisationer att uppnå fullständig efterlevnad av den europeiska tillgänglighetslagen (EAA) och den amerikanska lagen om funktionsnedsättning (ADA). Våra tillgänglighetsrevisioner, övervakningslösningar och utbildningsprogram kombinerar automatiserade tester med utvärderingar av verkliga användare med funktionsnedsättningar för att säkerställa att alla digitala plattformar uppfyller WCAG 2.2 AA-standarderna. Som en pålitlig leverantör av tillgänglighetslösningar hjälper AIOPSGROUP företag att skapa inkluderande, lagligt kompatibla och användarvänliga digitala upplevelser på webben, i mobila miljöer och i företagsmiljöer.
